HUISVESTING Oost, West, kantoor best

LOGISTIEK & BEHEER Uw planning ‘in control’?

FACILITAIR Hospitality & de juiste beleving

TRAINING & COACHING Klaar voor succes!

Projectmanagement – Gewoon lekker Agile

Door: Tim Koene – Ucility

Als ervaren projectmanager/adviseur van Ucility ondersteunt Tim Koene opdrachtgevers bij Huisvesting vraagstukken, projectmanagement bij complexe herhuisvesting en logistiek ondersteunende procesverbeteringen. Zo werkte hij de afgelopen jaren succesvol mee aan de verandering bij tal van opdrachtgevers in overheid, onderwijs, zorg en zakelijke dienstverlening.

“In dit artikel neem ik je vanuit mijn rol als projectmanager mee in mijn visie op projectmanagement in de facilitaire dienstverlening. Over het adopteren van de klantomgeving en die integreren in jouw flexibele projectmanagement werkwijze. Agile in zijn puurste vorm.”

Methoden

Lean Six Sigma, Lean, Waste, Prince2 en het wat nieuwere Agile en Scrum methodieken, begonnen begin jaren negentig ter verbetering van productieprocessen om via management, directie en bedrijfsvoering langzaam een weg te vinden in de werkwijze van Facility managers, projectmanagers en inkopers. Alleen maar ‘termen’ uit de industrie of ook van waarde voor onze dienstverlening?

In productieomgevingen zijn methodieken en principes als Lean en Six Sigma sinds jaar en dag ingebakken in de bedrijfsvoering, onder andere voor het mappen en borgen van een proces. Als een proces in kaart is kan er gekeken worden naar de inefficiëntie van dat proces. Is dit ook in kaart dan kan de zogeheten ‘waste’ uit het proces gehaald worden.

Een werkwijze die goed toe te passen is voor gestructureerde processen in productie, transport en logistiek. Maar wat als ‘de mens’ er als factor bij komt kijken? Oftewel: een variabele die je nooit helemaal in kan kaderen. Een handeling kun je vervangen door een robot, in een proces. Maar wat als je een menselijke beoordeling wil vervangen, een ‘beleving’, of een creatieve inbreng?

De Mens

Welkom in Facility Management, welkom bij ‘de mens’. Empathie, emotie, grilligheid en andere on-vangbare factoren die het verschuiven van een product of het vullen van een bierfles wezenlijk anders maken dan het bewegen van een mens; uw medewerker, uw klant, uw gebruiker van een dienst. Dit verschil heb ik aan den lijve mogen ondervinden. Vanuit de logistiek ben ik FM in ‘gerold’ en dan met name op het gebied van herhuisvesting en de grotere (vaak logistiek complex) verhuisprojecten; ook logistiek / ook ‘gewoon’ een proces. Maar toch anders !

Met de Lean gedachte richt ik het projectmanagement in en voer dit door in de logistieke planning, de voorbereidingen en de communicatie. Bij aanvang van een project wordt er een projectplan gemaakt om die vervolgens uit te rollen bij de opdrachtgever. Dit is een interessant proces. Planningen worden uitgesteld, werkzaamheden komen er bij en veel zaken komen pas voor het voetlicht als de trein al aan het rijden is.

“Hoe komt dit? Kon dit niet voorkomen worden? Het is toch ‘gewoon’ een proces? Richt dat proces dan in, breng het in kaart, dan kom je niet voor verrassingen te staan. Zou je denken.”

Flexibel

Ja ja, daar is-tie weer, de mens. En hoe gaan we daar nu mee om? Behendig omgaan met de behoeften en veranderingen is een kwaliteit die je als projectmanager moet hebben. Je komt immers in een organisatie waar ‘things on-going’ zijn, vaak opgestart en misschien al in de vergetelheid geraakt. Dus de peilstok erin voor de nullijn! Waar staan we, wat moeten we doen en wat willen we bereiken? Het startpunt is immers al bepaald en vastgelegd in een mooi projectplan en een tip-top planning in MS Projects staat in de Cloud.

Maar dan, ineens, changes ! Verandering van management, verandering van budget, interne bezwaren, een meteoor. Oftewel: verandering van de scope van het project. Vervelend of leuk, dat is maar net hoe je ermee omgaat. Hoe dan ook – verandering is een feit. Dus: pak je peilstok er maar weer bij en steek hem zo diep als je kan in de organisatie. Tot hoever reikt de olie? zit ‘ie net onder het streepje of is het puntje kurkdroog? Trappen we op de rem of kunnen we nog een stukkie?

Tijd om het plan aan te passen, en snel! Want de directie wacht, én verwacht. En wat doen we? Terug om de tafel en de plannen herzien en doorstoten in de operatie. Budgetaanpassingen, planningen van leveranciers, blijven communiceren en afstemmen, een hoop werk. Niet te langdradig, maar gewoon flexibel en lean.

“Puur, zonder opsmuk, zomaar uit het leven gegrepen als reactie op verandering. Oftewel mijn versie van Agile in FM!”

Doelgericht samenwerken

Een tendens die ik als projectmanager van groot tot klein in diverse sectoren heb meegemaakt. Mijn vader zei: regels zijn er om gebroken te worden. In dit licht: planningen zijn er om aangepast te worden, een flowschema is er om te veranderen; verander je de flowschema of verander je het proces?

Anyway; in ons werk als projectmanager kom je altijd voor veranderingen te staan. Hoe goed ook iets is voorbereid. Eigenlijk een paradox: je managed een project door onder andere risico’s van te voren in te schatten en diezelfde risico’s ontaarden in ‘onverwachte’ verandering en aanpassing van het project. ‘I told you so’ geldt hier niet in mijn optiek. Grilligheid is een eigenschap van ons mens, ons doen, ons laten, ons samenwerken. Laten we daar gewoon lekker Agile mee om gaan, dan kunnen we samen verder met de volgende verandering!

Wilt u meer weten over wat Ucility voor een succesvolle realisatie van uw project kan betekenen?

Laat het ons met onderstaande contactverzoek even weten. We gaan graag het gesprek met u aan.

Bricks, Bytes en…. oh ja, Behaviour natuurlijk

Door: Maarten Peters – Ucility

Als projectmanager bij Ucility werkte Maarten Peters de afgelopen jaren bij diverse opdrachtgevers mee aan de begeleiding van “Het Nieuwe Werken” (HNW) projecten. “Vanuit mijn ervaring met dit omvangrijke begrip deel ik graag enkele tips, valkuilen en aandachtspunten met u, voor een succesvolle aanpak van deze transitieprojecten”.

Bricks, bytes en…

Binnen het transitieproces naar “het nieuwe werken”, staat (vaak) de fysieke, nieuwe huisvesting centraal.  Bricks en bytes krijgen daarbij de aandacht en worden veelal afzonderlijk geïmplementeerd. Maar hoe zit het dan met ‘behaviour’? Deze is minstens zo belangrijk, of misschien wel nog belangrijker, dan de andere 2 elementen. Dit aspect richt zich immers op de mens -de gebruiker van de werkomgeving-. Zonder specifieke aandacht voor de behoefte en het gedrag van de mens in de voorbereiding naar een nieuwe werkomgeving, loop je het risico op frustrate en onvrede en averechtse resultaten. Zorg dus voor een integratie tussen deze drie elementen en waak ervoor dat hierin geen eilandjes worden gevormd.

In de praktijk zien we dat transities naar HNW worden uitgerold naar de organisatie en haar stakeholders, gedreven vanuit de veelgehoorde doelen als ‘besparen op vierkante meters’, ‘verhogen productiviteit’, tot ‘het zijn van een aantrekkelijke werkgever’. Echter: een belangrijke vraag die nog onvoldoende wordt gesteld is ‘op welke manier kan het de organisatie helpen bij het behalen van de doelstellingen en (blijven) aansluiten op de strategie van de organisatie?’

Impact

De transitie naar een ‘andere manier van werken’ heeft een grote impact op de gehele organisatie. Wat zijn bijvoorbeeld de implicaties naar de werkprocessen? Welke ondersteunende IT voorzieningen zijn nodig? En welk gedrag hoort bij deze nieuwe omgeving en hoe gaan we die verandering bereiken? En wordt het project op een integrale manier benaderd en is daarbij voldoende aandacht voor de gedragsverandering?

Zorgvuldigheid in dit algehele transitieproces is van groot belang, want deze veranderingen kunnen ook impact hebben op de continuïteit van uw organisatie. Het is dan ook niet zomaar een standaard implementatie, het is maatwerk! Kortom de veranderende omgeving vraagt om een integrale benadering, op maat!

Aanpak

Voor het inrichten van een nieuwe werkomgeving (n.a.v. nieuw- of verbouw) zal een transitieproces benodigd zijn. Bij Ucility hebben we succesvolle ervaringen met een bewezen structuur en logische fasering, van ontwerpfase tot en met de ingebruikname fase. Integrale afstemming tijdens de diverse fases is van groot belang, zodat je je op het juiste moment met de juiste onderwerpen bezig houdt en hierbij de juiste stakeholders betrekt. De volgende aandachtspunten zijn hierbij van belang:

Integraal

Misschien een open deur, maar een gedegen projectplan is een sleutel tot een succesvol projectresultaat. Maar nòg beter is een integraal projectplan. Daarmee doelend op het integrale karakter van een “het nieuwe werken” omgeving, waarbij de bricks, bytes én behaviour onlosmakelijk met elkaar zijn verbonden. Het transitieproces vraagt namelijk om heldere sturing, met aandacht voor de bekende zaken als capaciteit, budget, planning, stuurdocumenten en voortgangsbewaking. Het verdient dan ook sterk aanbeveling om niet te laat te starten met de behaviour aspecten. Gedrag verander je namelijk niet in een paar maanden! Sterker nog, de drie HNW aspecten beïnvloeden elkaar sterk. En ziedaar: nòg een reden voor integraliteit.

Geef in het projectplan ook aan hoe het verdere proces verloopt en afstemming plaatsvindt. Bijvoorbeeld door het opzetten van stuur-/ project-/ en werkgroepen. Ervaring leert hierbij dat een gestructureerde aanpak, i.c.m. een projectplan de stakeholders goed inzicht geeft in hoe de verschillende processen verlopen en geborgd worden en wat er van hun verwacht wordt. Vaak is er bij stakeholders (m.n. vanuit de lijnorganisatie) nog maar beperkte ervaring met projectmatig werken. Bij een het invoeren van een nieuw werkplekconcept is een helder en integraal projectplan dan ook van grote toegevoegd waarde.

Werkplekconcept

Een onderdeel van het transitieproces naar het nieuwe werken is een ‘werkplekconcept’. Om te komen tot zo een concept vraagt om een ‘maatwerk’ benadering. Hierin is namelijk geen standaard te bedenken die voor elke organisatie past. Het is dus belangrijk om keuzes te gaan maken. Bijvoorbeeld in de mate van diversiteit en openheid van werkplekken, type faciliteiten, het voorzieningenniveau, ondersteunende ICT middelen, en nog veel en veel meer. Letterlijk het concept van de werkomgeving. Hieruit dient de toegevoegde waarde van de elementen (bricks, bytes, behaviour) van de nieuwe omgeving scherp gemaakt te worden, want deze dient de organisatie maximaal te faciliteren. Een voorbeeld van één onderdeel van het werkplekconcept waarbij meerdere aspecten een rol spelen, zijn de overleg- of vergader ruimten. Hier zijn typisch meerdere stakeholders bij betrokken:

·         ICT, voor de AV voorzieningen;

·         Facilitair, over hoe de ruimten te reserveren/ faciliteren;

·         Architect/ aannemer, voor inrichting en juiste voorzieningen;

·         De gebruiker, met wensen en behoeften.

Hier dienen de stakeholders samengebracht te worden voor een optimaal resultaat. Ook het laten aansluiten op de werkprocessen van de organisatie is hierbij van essentieel belang. Hoe om te gaan met archief/ dossiers of digitaal werken, hoe faciliteren we thuiswerken, enzovoort? Kortom: de ervaring leert dat de integrale aanpak van belang is voor het uiteindelijke gebruik, de beleving en het succes van de nieuwe werkomgeving.

Stakeholders

In het transitieproces naar het nieuwe werken is dus de betrokkenheid van diverse stakeholders nodig. Denk aan gebruikers, management, ondersteunende afdelingen zoals huisvesting, techniek, ICT, HR, communicatie en facilitair, maar ook de aannemer en architect. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de juiste stakeholder op de juiste wijze en op het juiste moment betrokken wordt bij de diverse fases en in het veranderingsproces. Wat bijvoorbeeld helpt ten aanzien van he betrekken van gebruikers, is door hen te betrekken in de vorm van een werkgroep(en). Bijvoorbeeld om input te geven over het werkplekconcept. De gebruikers komen immer uiteindelijk te werken in deze nieuwe omgeving en een goede aansluiting op hun werkprocessen is noodzakelijk. Het actief betrekken van de gebruiker is in dit proces is van onschatbare waarde!

Er vanuit gaande dat de fysieke omgeving meestal wel de voldoende aandacht krijgt, zo is dit niet altijd het geval bij het gedragscomponent. Belangrijke stakeholders hierbij zijn HR en Communicatie. Bij het transitieproces is communicatie van cruciaal belang gebleken zodat bijvoorbeeld de medewerker actief geïnformeerd en betrokken wordt bij “wat staat te gebeuren”. Het is namelijk ook een veranderingsproces voor ‘de mens’. Je bent immers niet met een knip van de vinger de volgende dag ineens zelfstandig, flexibel, zelfsturend etc.. Vandaar dat hier tevens een belangrijke rol is weggelegd voor HR. In dit proces ligt er namelijk een taak om te werken aan ‘de mens’ in de veranderende omgeving en de (verwachte) ‘nieuwe’ manier van werken. Hiervoor zijn trainingen en workshops nodig, met soms vorming van nieuwe, of het herijken van bestaande kernwaarden, een andere houding van het management en is er behoefte aan nieuwe gedragsregels, etc.. Daarmee raken we vaak al rechtstreeks de cultuur van de organisatie en is het des te belangrijker om actief alle stakeholders te betrekken.

Wilt u meer weten over een passende, integrale aanpak, de juiste begeleiding en hoe u erin kunt slagen een optimale werkomgeving bij te laten dragen aan het succes van uw organisatie? Laat het ons met onderstaande contactverzoek even weten. We gaan graag het gesprek met u aan.

De Ucility “Quick Scan Huisvesting/Facilitair” helpt u met het identificeren van uw Quick Wins, door een scherpe, deskundige en onafhankelijke kijk op (uw) zaken.

Bent u actief op het vlak van Huisvesting en Facility Management?
En bent u benieuwd waar er voor uw organisatie nog verbeter kansen liggen?
Of zoekt u de juist handvatten om bepaalde verbeteringen daadwerkelijk om te zetten in resultaat?

Dan is een”Quick Scan Huisvesting/Facilitair” door Ucility mogelijk iets voor u.

Op systematische en doeltreffende wijze worden in korte tijd de pijlers van uw Huisvesting en FM organisatie doorgelicht en getoetst op hun verbeterpotentieel.

Het resultaat: 5 praktisch uitvoerbare verbetervoorstellen – gegarandeerd!

 

Werkwijze

Samen  lichten we uw FM en Huisvesting organisatie door en brengen we de ‘verbeterpotentialen’ in kaart, aan de hand de volgende stappen:

  1. Inventarisatie huidige situatie (Kwalitatief, Kwantitatief, Huisvesting, Services (KPI’s), Beleving)
  2. Interviews met (3) belangrijkste stakeholders
  3. Analyse gegevens en uitkomsten interviews
  4. Bevindingen
  5. Verbetervoorstellen
  6. Mondelinge toelichting & rapport

Uw pijlers

Deze Huisvesting/FM pijlers komen aan de orde tijdens de Quick Scan:

  • Inkoop
  • Medewerkerstevredenheid
  • Leveranciers- en contractmanagement
  • Klantbeleving
  • Services (-desk)
  • Visie en beleid
  • Exploitatie gebouw
  • Organisatorische context
  • Werkplekinrichting

Doorlooptijd

De quick scan heeft een doorlooptijd van 1 tot 2 maanden, afhankelijk van o.a. de beschikbaarheid van de benodigde informatie en de planning van de interview kandidaten.

Kosten

De eenmalige investering bedraagt € 4.950,- (all-in) excl. btw

Resultaat

⇒ het ‘verbeter potentieel’ van uw FM/HV organisatie overzichtelijk in kaart
⇒ u weet wat de oorzaken van de knelpunten zijn en hoe u ze kunt verbeteren
⇒ 5 praktisch uitvoerbare verbetervoorstellen
⇒ handvatten om de verbeteringen ook daadwerkelijk in praktijk te gaan brengen

Is deze Quick Scan iets voor u?

Of heeft u misschien eerst nog een vraag?

Laat het ons weten – wij staan u graag te woord – gebruik daarvoor het contactformulier hieronder.

 

Ucility – Succesvol veranderen!

Iedereen heeft wel eens een verhuizing meegemaakt en weet dan ook dat het soepel laten verlopen hiervan valt of staat met een goede voorbereiding, waar je vooral op tijd mee moet beginnen. Voor het verhuizen van een ziekenhuis is dat niet anders.

Ucility is betrokken bij de voorbereiding van de verhuizing van het Ommelander Ziekenhuis in de provincie Groningen. Zo lopen er inmiddels diverse (deel-)projecten, welke vanuit een integrale aanpak worden gemanaged. Denk hierbij aan voorbereiding Ingebruikname, magazijn en assortimentsbeheer, losse en vaste medische inventaris, etc. Een van die deelprojecten betreft ook de Goederenverhuizing, welke we hier kort uitlichten.

Goederenverhuizing geslaagd als patiëntenzorg er geen of nauwelijks last van heeft

Als het gaat om de verhuizing van de goederen van de locaties in Delfzijl en Winschoten naar de nieuwbouw van het Ommelander Ziekenhuis in Scheemda, ligt die voorbereiding in handen van het projectteam Goederenverhuizing. Onder leiding van Danny Popping van Ucility is dit team al geruime tijd druk bezig met die voorbereidingen. Nu de verhuisdatum bekend is kan het projectteam dit deel van de verhuizing verder uitwerken. Hierbij een korte blik achter de schermen.

Danny Popping: “Tijdens de hele verhuisperiode staat de continuïteit van zorg centraal. Dat geldt ook voor de verhuizing van de goederen. We moeten zorgen voor zo min mogelijk overlast en risico voor de patiënten en de zorg- en zorgondersteunende processen. Om dit te realiseren bereiden we de hele herhuisvesting in Scheemda op een projectmatige wijze en in fases voor. Risicobeheersing staat daarbij centraal.

Als projectteam zorgen we in nauwe samenwerking met de kwartiermakers van de afdelingen en externen voor de juiste en noodzakelijke voorbereidingen om te komen tot een succesvolle verhuizing. Het projectteam brengt in kaart wat er verhuisd moet worden, waar deze goederen nu staan en waar ze in de nieuwbouw moeten komen te staan; hoe de goederen verhuisd moeten worden, de volgorde van verhuizen moet zijn, welke voorbereidingen er in de nieuwbouw gedaan moeten worden; hoeveel tijd en menskracht er nodig is om de goederen te verhuizen etc. Uiteindelijk leidt al die informatie straks tot een gedetailleerd draaiboek, verhuisoverzichten en een logistieke verhuisplanning. Aan de hand van die documenten starten we dan in juni het echte verhuizen van de goederen.”

Wist je dat …..

De afgelopen maanden heeft het projectteam samen met de kwartiermakers de antwoorden op een groot aantal van bovenstaande vragen geïnventariseerd. Om te laten zien waar het dan om gaat, een paar getallen:
… ruim 250 verhuisbewegingen
… zo’n 800 pc’s
… circa 350 m³ medische apparatuur en 460 m³ logistieke goederen

Verhuizen is teamwork

De hele verhuizing, en dus ook het verhuizen van de goederen, is ‘teamwork’. Het is een zeer strak geplande operatie waarbij duidelijke en goede afspraken en een goede communicatie met alle betrokkenen ontzettend belangrijk is. “Ik denk dat je het kan vergelijken met de voorbereidingen van een operatieteam voorafgaand aan een complexe operatie. Dat berust ook op teamwork. We zitten nu in de fase waarin het steeds belangrijker wordt om met elkaar zaken af te stemmen en procesafspraken te maken. Daarbij gaat het om vragen als, hoe gaan we de OK’s, medicatie, specifieke medische apparatuur verhuizen? en wanneer en in welke volgorde moeten welke afdelingen verhuizen? Voor sommige afdelingen zijn zelfs meerdere verhuismomenten nodig i.v.m. continuïteit van de zorg. De komende maand brengen we deze zaken in kaart en gaan we met de kwartiermakers en andere betrokkenen afspraken maken en die in draaiboeken vastleggen.”

Achtergrond

In het Ommelander Ziekenhuis Groningen in Scheemda komen meer dan 1.000 mensen te werken. Er komen 51 eenpersoons- en 56 tweepersoonskamers en 44 dagbehandelingsunits. Het operatiecomplex krijgt zes operatiekamers, de afdeling Intensive Care krijgt twaalf bedden en op de Acute Opname-afdeling is plaats voor 18 bedden. Voor patiënten, bezoekers en medewerkers die met de auto komen, zijn ruim 700 gratis parkeerplaatsen beschikbaar. Op deze parkeerplaats zijn oplaadpunten voor elektrische auto’s en in de fietsenstalling komen oplaadpunten voor e-bikes.

De komende maanden houdt Danny ons op de hoogte van de vorderingen. Houd de Ucility website dus goed in de gaten.

Staat u zelf aan de vooravond van een verhuizing?

Laat het ons weten middels onderstaand contact formulier en we komen graag eens praten over uw uitdagingen daarbij.

Het voormalige verpleeghuis Gaasperdam in Amsterdam Zuid-Oost wordt komend jaar omgebouwd tot een multifunctioneel gebouw voor cliënten met een verstandelijke beperking. Samen met eigenaar Cordaan voert DUET de regie over dit project. DUET is een consortium waarbinnen Facilicom en Ucility hun krachten bundelen en daarmee hun opdrachtgever de gevraagde expertise bieden.

Het is een drukte van belang op dinsdag 6 maart tijdens een feestelijk moment rondom de start van de transformatie van zorglocatie Gaasperdam. Wijkbewoners, gemeenteambtenaren, medewerkers van zorgorganisatie en opdrachtgever Cordaan, ketenpartners, zorgprofessionals en familie van cliënten die na de oplevering (begin 2019) gebruik gaan maken van de locatie, zijn massaal op de uitnodiging afgekomen en laten zich in groepen rondleiden door het voormalige verpleeghuis van Cordaan. De sloop- en bouwactiviteiten zijn inmiddels in volle gang. In een van vleugels is al in 2016 een nieuw dagactiviteitencentrum in gebruik genomen. Nu ondergaat ook de rest van het pand een ingrijpende verbouwing: van verpleeghuis tot een multifunctioneel complex voor cliënten, kinderen en volwassenen, met een verstandelijke beperking. Naast het activiteitencentrum biedt de locatie straks onderdak aan zes
kleinschalige woongroepen, een kinderdienstencentrum en een logeerhuis. Ook komen er veilige binnentuinen en dakterrassen.

Unieke aanpak

Cordaan wil de komende jaren een fors deel van haar omvangrijke vastgoedportefeuille transformeren. Om deze klus te klaren koos de zorgorganisatie drie jaar geleden voor een unieke aanpak. Sophie Keulemans-ter Kuile, directeur huisvesting bij Cordaan: ‘We voelden weinig voor een klassieke werkwijze met een aannemer die op basis van een bouwbestek en tekeningen aan de slag gaat. Onze ambitie is om zoveel mogelijk kwaliteit te realiseren voor onze cliënten en in een traditioneel bouwproces gaat er veel informatie verloren ten koste van de kwaliteit. Daarom hebben we gekozen voor ketensamenwerking, waarbij het consortium van meet af aan meedraait met de planontwikkeling. Zo krijgen we de kwaliteit die we voor ogen hebben en komt er snelheid in het proces. We hebben een raamovereenkomst gesloten met drie zorgvuldig geselecteerde consortia: Zorggenoten (Dura Vermeer en Eneco); Care&CO (Van Wijnen en diverse partners) en DUET, een consortium van Facilicom en Ucility. Binnen deze constructie denken de drie consortia samen na over de beste uitvoering van het transformatieprogramma en de verdeling van de verschillende deelprojecten, rekening houdend met onze wensen, het beschikbare budget en hun eigen expertise.’

Juiste papieren

Eén van die deelprojecten is de transformatie van Gaasperdam, een project dat DUET kreeg toegewezen. Het project past goed bij hun gezamenlijke kennis en ervaring, vinden Marc van Hagen, directeur Business Development Zorg bij Facilicom en Petry Botter, senior projectmanager bij Ucility. Petry is vanuit DUET de procesmanager voor Gaasperdam: ‘DUET verbindt de expertise van Facilicom op het gebied van renovatieprojecten en exploitatie met die van Ucility als het gaat om transitiemanagement en integrale procesbenadering. Dankzij die kennisbundeling kunnen we de transformatie begeleiden tot aan de ingebruikname van het gebouw. We zijn bekend met de zorgprocessen en werken nauw samen met de zorgprofessionals en ondersteunende diensten. Daardoor weten we precies wat er wanneer moet gebeuren, en anticiperen we er al tijdens de bouwfase op dat het pand na oplevering zo snel mogelijk in gebruik kan worden genomen. Dat scheelt in de kosten, want elke dag dat het pand leeg staat, kost Cordaan geld.’

‘Ook weten we beiden wat het vraagt om slim te bouwen in een stedelijke omgeving met zo min mogelijk
overlast voor de wijk’, vult Marc aan. ‘En we hebben dezelfde mentaliteit: pragmatisch, resultaatgericht, en aandacht voor mensen. Zowel voor de mensen met wie we samenwerken als voor de mensen die dit gebouw straks gaan gebruiken. De samenwerking binnen DUET is voor Facilicom heel stimulerend en leerzaam. Wat wij hier doen, past perfect bij onze missie: Samenwerken aan een inspirerende leefomgeving voor iedereen.’


Caro van Dijk Architectuur

Meekijken

DUET voert de regie over de verbouwing van Gaasperdam, maar dat betekent niet dat de andere consortia uit beeld zijn. ‘Integendeel’, legt Marc uit. ‘De consortia blijven bij elkaars projecten meekijken en -denken. Op die manier inspireren we elkaar en komen we tot de beste oplossingen.’ Sophie: ‘Dat werkt goed in de praktijk, daardoor leren we sneller. Tijdens het hele proces bedenken we gezamenlijk hoe we binnen het budget de beste kwaliteit kunnen behalen. Een mooi voorbeeld voor Gaasperdam is een gunstige uitkomst van een akoestisch rapport. Nu hoeven we door kwalitatief goede plafondvoorzieningen geen extra akoestische wandpanelen toe te passen, maar kunnen we de kolommen van een zachte viltachtige bekleding voorzien. Deze ondersteunt de akoestiek en voelt bovendien lekker zacht aan. Minder kosten en meer kwaliteit voor de bewoner dus. Dat is precies wat we willen.’

Duurzaam en flexibel

Een belangrijk criterium bij de transformatie is duurzaamheid. Niet alleen vanuit een milieuperspectief, maar ook met het oog op toekomstige veranderingen in de zorg. ‘We weten niet wat er over tien, twintig jaar gebeurt in de sector en moeten daarom alle opties open houden’, aldus Sophie. ‘In de bouwplannen moet dus rekening worden gehouden met flexibiliteit en alternatief gebruik van het pand.’ ‘Dit heeft geleid tot ruim opgezette appartementen in de woongroepen’, licht Petry toe. ‘Ze hebben een oppervlakte van circa 50 vierkante meter en zijn daarmee geschikt voor andere doelgroepen of eventuele verhuur, bij het scheiden van wonen en zorg.’


Caro van Dijk Architectuur

Wijk betrekken

Verbinding zoeken met de wijk en het betrekken van wijkbewoners bij de bouwactiviteiten is een wezenlijk onderdeel van de DUET-aanpak en iets waaraan Cordaan veel waarde hecht. Al bij het ontwerp van het nieuwe Gaasperdam is daarmee rekening gehouden. Petry: ‘Het is geen gesloten burcht, maar een open gebouw, met oog voor de privacy en veiligheid van bewoners. Ook komt er een centrale ruimte voor buurtactiviteiten. Hier kunnen wijkbewoners elkaar en de bewoners van Gaasperdam ontmoeten. Daar is behoefte aan, want er is een aantal wijkcentra verdwenen in dit stadsdeel. Zo halen we de wijk naar binnen en doen we iets terug voor de omwonenden. Daarnaast organiseren we wijkavonden en informatieavonden voor verwanten. De nieuwsbrieven over de verbouwing worden rondgebracht door cliënten van de dagbesteding.’ Sophie: ‘We willen dat nieuwe bewoners zich welkom voelen in de wijk. Én we willen wijkbewoners graag aan ons binden als vrijwilliger. Want we kunnen in de zorg niet zonder inzet van vrijwilligers. DUET snapt dat en pakt het goed op. Dat blijkt ook uit de aanloop van vandaag.’

Samenwerking & vertrouwen

Cruciaal in de samenwerking tussen de ketenpartners is vertrouwen. Sophie: ‘Daar staat of valt het succes van deze aanpak mee. Ik merk dat het tijd kost om dat vertrouwen op te bouwen. Het is onvermijdelijk dat je tegen lastige situaties aanloopt: bouwtechnische hobbels, financiële tegenslagen, wisselingen van de wacht. Het hoort er allemaal bij. Soms moet het even knellen om er daarna weer sterker uit te komen. We zetten belangrijk stappen; je voelt de bereidheid om er samen uit te komen en – belangrijker nog – om van elkaar te leren.’

Kennis delen

Het leren en het delen van opgedane kennis is eveneens een aspect van de opdracht die Cordaan de consortia meegaf. Marc: ‘Als ketenpartners verbinden we ons aan een langetermijndoel. Dat is een goede basis om samen te leren van de obstakels die we onderweg tegenkomen en de oplossingen die we daarvoor bedenken. Die leerervaringen willen we graag delen met de rest van Nederland. We staan tenslotte aan de vooravond van een enorme vastgoedtransformatie in de zorg. Hoe mooi is het dan als ook anderen kunnen profiteren van de expertise die wij nu opdoen binnen deze unieke constructie?’

DUET

Om in te kunnen schrijven op het transformatieprogramma van Cordaan gingen Facilicom en Ucility een samenwerking aan. Onder de naam DUET zijn zij, samen met twee andere consortia, geselecteerd voor de uitvoering van dit programma. Facilicom beschikt over ruime ervaring in de gezondheidszorg op het gebied van facility management, schoonmaak, thuiszorg, onderhoud en personeelsalarmeringen. Ucility is strategisch partner voor zorgorganisaties in een veranderende omgeving en biedt ondersteuning bij herhuisvesting en het fysieke transitieproces, waarbij veiligheid en continuïteit van zorg centraal staan. Als consortium biedt DUET de toegevoegde waarde die Cordaan wenst.

Door: Sanne Hendriks – Projectmanager bij Ucility

Nieuwbouw of verbouw in de Care?

5 belangrijke aandachtsgebieden en tips uit de praktijk

Als projectmanager bij Ucility werkte Sanne Hendriks de afgelopen jaren succesvol mee aan de begeleiding van diverse nieuw- en verbouwprojecten binnen Care omgevingen. “Vanuit mijn ervaring met transitie projecten binnen Care omgevingen wil ik graag enkele tips en aandachtspunten voor een succesvolle aanpak van deze transitieprojecten met je delen.”

Ingrijpend

Binnen de Care sector van de gezondheidszorg hebben we te maken met een doelgroep (de client) die volledig afhankelijk is van de geleverde zorg en de omgeving waarin deze zorg wordt geleverd. De continuïteit van de zorg moet dan ook te allen tijde gegarandeerd en geborgd zijn. Ook wanneer er sprake is van een transitieproces als onderdeel van een verandering van de zorgomgeving i.v.m. nieuw- of verbouw. Daarnaast is echter nog een belangrijk aandachtspunt, dat met dezelfde zorgvuldigheid aangepakt moet worden. Naast de risicovolle zorgomgeving  hebben we namelijk eveneens te maken met de woonomgeving van de cliënt. Een nieuw- of verbouwproject zal directe impact hebben op de dagelijkse gang van zaken van deze cliënt. Uit onze ervaring is gebleken dat deze gebeurtenissen door de client als zeer ingrijpend ervaren kunnen worden.

Onze conclusie is dan ook dat de veiligheid en het welzijn van de patiënt voorop moeten staan gedurende het gehele proces van de verandering.

Bewezen methode en fasering

Voor het inrichten van een nieuwe zorgomgeving (n.a.v. nieuw- of verbouw) zal een transitie van de huidige zorgomgeving nodig zijn. Bij Uclitiy onderkennen we daarin een vaste en bewezen  structuur met een (chronologische) fasering. Zie dit model: Transitiemanagement
Het groene kader in het model laat zien in welke fases Ucility de organisatie doorgaans begeleidt om het transitie proces en het project te borgen.

Belangrijkste aandachtspunten

Door middel van het model heb ik geprobeerd inzicht te geven in welk ‘deel’ van het transitieproces Ucility opereert. Bij het vervullen van onze rollen zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten in onze aanpak, die borgen dat de veiligheid en het welzijn van de client centraal gesteld worden. Graag wil ik deze met je delen en kort toelichten.

  • Borgen van de eisen van de doelgroep(en); wij zien het betrekken van de doelgroepen in de ontwerpfase als een belangrijke eerste stap. Het Programma van Eisen dient afgestemd te zijn op hun eisen. Vervolgens dienen deze eisen gedurende het hele proces gewaarborgd te blijven. De terugkoppeling van de ontwerpfase in de opvolgende fases vinden wij van groot belang voor het bereiken van een optimale beheersfase. Zoals ook in het model is weergegeven, passen we daarom een on-going toetsingsproces toe. Op deze wijze is de verificatie tussen het ontwerp en de realisatie- en beheerfase geborgd gedurende het gehele traject.
  • Woonomgeving cliënt; zoals in de inleiding werd aangeven, zijn we ons bewust van de impact op de woonomgeving van de cliënt. Emotie en gevoeligheid maken onderdeel uit van het transitieproces. Wij zien de cliënt als één van de belangrijke stakeholders binnen het traject. Het advies is dan ook om per fase een informatiebijeenkomst te organiseren, een rondgang in de (nieuw)bouw te plannen en de client doorlopen en regelmatig te informeren over de voortgang, door middel van een nieuwsbrief. Daarnaast vinden we het belangrijk om de client en de directe betrokkenen ook de gelegenheid te bieden om input te geven.
    • Vraag bijvoorbeeld eens welke services (kapper, winkel, etc.) terug moeten komen in de nieuwe omgeving.
    • Betrek ze in de keuze van het nieuwe meubilair.
    • Neem een enquete af ten tijde van de verhuizing om inzicht te krijgen in hun wensen (zijn er waardevolle spullen welke extra aandacht vragen ten tijde van de verhuizing?, wilt u ’s ochtends graag uitslapen? Dat kan, dan verhuizen we u in de middag).
      Een nieuwe omgeving biedt veel kansen, maak daar samen gebruik van!
  • Betrokkenheid diverse interne stakeholders; nieuw- en verbouwprojecten hebben naast de zorg- en de cliënt ook impact op diverse andere afdelingen binnen de organisatie. Naast de veranderingen in de fysieke inrichting vinden er vaak ook procesmatig veel wijzigingen plaats. Denk bijvoorbeeld aan een ander voedingsconcept, nieuwe domotica systemen, starten met actieve bevoorrading etc.. Ook voor een succesvolle transitie van deze processen en diensten kiezen wij een integrale aanpak. Dit doen we door naast de projectorganisatie (verantwoordelijk voor het gehele transitieproces) bij de interne stakeholders kwartiermakers aan te stellen. Hierdoor ontstaat binnen de interne beheersorganisatie automatisch een projectorganisatie ten behoeve van het transitieproject. De kwartiermakers hebben binnen het project hun eigen verantwoordelijkheden. Vervolgens wordt een vaste overlegstructuur ingeregeld met een eenduidige wijze van rapportering. De combinatie van deze factoren maakt het mogelijk de integrale aspecten binnen het traject te bewaken en wanneer nodig bij te sturen. Let op, in de praktijk zien we regelmatig dat de kwartiermaker voor deze werkzaamheden geen ruimte krijgt naast de reguliere uit te voeren werkzaamheden!
  • Ruimteboek; het ruimteboek is een middel dat Ucility gebruikt om de totale inrichting per ruimte in kaart te brengen. Een middel dat bewustwording en betrokkenheid creëert bij de kwartiermakers (interne aanspreekpunten) over het ingebruikname proces. Het biedt de mogelijkheid om standaardisatie op het gebied van o.a. meubilair, sanitaire accessoires en ICT door te voeren. Daarnaast geeft het inzicht in de benodigde investeringen en kan het als startpunt dienen voor het Verhuisregister. Door onze ruime ervaring in het integraal opzetten van ruimteboeken, beschikken we over gestandaardiseerde inrichtingsvoorstellen en ruimteboek lay-outs. Om een gedegen ruimteboek op te kunnen stellen, zijn we van mening de input en afstemming met de volgende partijen van groot belang is: Bouw, ICT, (medische) Techniek, Inkoop, Financiën en Facilitair!
  • Communicatieplan; zoals eerder aangegeven brengt nieuw- en verbouw veel veranderingen met zich mee die van invloed zijn op diverse partijen. Doordat wij gedurende het traject planmatig alle betrokkenen (familie, mantelzorgers, externe partijen, medewerkers, bewoners, buurt, vrijwilligers, etc.) informeren, wordt er meer draagvlak gecreëerd. Wij noemen dit ook wel het reputatie- en imagomanagement vanuit de organisatie tijdens het transitieproces. Uit onze ervaring is gebleken dat dit een positief effect heeft op het verloop van het traject.

Wilt u hier eens verder met ons over praten? Laat het ons met onderstaande contactverzoek even weten.

Door: Theo Bargerbos – Ucility

Integrale Planning in de Zorg – blauwdruk van de industrie?

In een (industriële) productie omgeving kunnen we ons allemaal goed voorstellen dat het belangrijk is om het productieproces soepel en gestroomlijnd te laten verlopen. Verspilling en inefficiënte processen leiden immers direct tot hogere kosten en een lagere productie, wat de kostprijs van het product en daarmee de concurrentie positie niet ten goede komt. Het is dan ook interessant om eens van een afstand te bekijken in hoeverre we hier iets mee kunnen in de Zorg.

Mijn stelling is dat de planningsmethodieken en –principes vanuit de Productie omgeving zeer goed toe te passen zijn in de Zorg. Hiermee zijn grote voordelen te behalen. Ook in de zorg is het immers de doelstelling om de processen soepel en gestroomlijnd te laten verlopen. Het nastreven van een integrale planning, in plaats van sub-optimalisatie, helpt hierbij. Met integraal bedoelen we: het plannen van de gehele keten van de patiëntenstroom (en nog mooier:), grotendeels gekoppeld aan de goederenstroom en personeelsplanning waar het kan. Hierdoor wordt overzicht, rust en beheersbaarheid gecreëerd en niet te vergeten, de patiënt wordt optimaal bediend.

Veel kenmerken uit de zorg komt men ook tegen binnen bijvoorbeeld de productieplanning, waarbij sprake is van veel ‘klant specifieke orders’.

Kenmerkend voor de zorg zijn onder meer:

  • tal van patiëntenstromen
  • patiënten ondergaan niet alle onderzoeken en behandelingen, maar maken slechts gebruik van een deel van de keten. Andere patiënten maken juist weer wel gebruik van de gehele keten.
  • de zogenaamde ‘sta-sessies’ tussen dienstoverdrachten. Deze sessies hebben veel overeenkomsten met de planning overleggen bij productiebedrijven

* De patiënt (= klant) staat centraal

Belangrijk voor een patiënt is dat hij of zij zo snel mogelijk geholpen wordt, waarbij de wachtlijst zo kort mogelijk is en waarbij de patiënt kan vertrouwen op de gemaakte (wachtlijst-) planning en afspraken. Bij voorkeur geldt hierbij dat alle onderzoeken en mogelijke behandelingen binnen een kort tijdsbestek plaatsvinden, waarbij de patiënt niet meerdere keren terug moet komen naar het ziekenhuis.

Dit is een belangrijke stap in de keten, welke we kunnen we vertalen in “leverbetrouwbaarheid”.

Door de wachtlijst te koppelen aan het beddenhuis en vervolgens de OK kan een beheersbare stroom gecreëerd worden (integraal plannen). Door bijvoorbeeld met behulp van Advanced Planning and Scheduling (APS) de marges op bijvoorbeeld afnametijden van bloedafnames te laten berekenen (fictief voorbeeld: bloedafnames hoeven wellicht niet direct voor of na een medicatie toediening plaats te vinden maar door gebruik te maken van berekeningen kunnen ze binnen bepaalde tijden plaats vinden, de zogenaamde marge). Door voorgaande toe te passen kunnen bottle necks binnen het planning- en zorgproces geëlimineerd worden (patiënten hoeven niet altijd een vooraf bepaalde routing te doorlopen maar kunnen zo nodig een andere volgorde door de keten volgen). Wachttijden binnen de keten kunnen zo voorkomen worden. Dat draagt bij aan een kortere doorlooptijd voor de patiënt en maximale en efficiënte inzet van mensen en middelen. Dit is slechts één voorbeeld om bestaande bottlenecks op te heffen.

Als we nu ook nog de goederenstroom koppelen aan de patiëntenstroom (per behandeling of onderzoek), kan er efficiënt worden omgegaan met voorraden en kan er naar de afdelingen nagenoeg ‘Just In Time’ (JIT) gestuurd worden met betrekking tot de goederen. De kasten op afdelingen met medische hulpmiddelen hoeven dan ook niet meer maximaal gevuld te zijn (waar het kan natuurlijk). Ook deze aansturing kan bijvoorbeeld aan het APS gekoppeld worden.

Door nu ook nog de dienstroosters te koppelen aan de zoveel mogelijke gespreide workload, ontstaat een meer en overzichtelijke beheersbare situatie voor wat betreft benodigde capaciteiten.

Bovengenoemde kenmerken vanuit de zorg worden ook herkend in complexere productie omgevingen. Hierdoor kunnen ervaringen uit de productieplanning goed toegepast worden op planning binnen zorg omgevingen.

Plannen binnen de productie omgeving

Kenmerken van plannen binnen een complexe productie omgeving kunnen zijn:

  • klantspecifieke orders
  • veel varianten op een standaardproduct (voorbeeld: kleur, dikte, afmeting, varianten in bijvoorbeeld modulaire toepassing etc.)

Voorgaande heeft als gevolg dat er veel “stroompjes” van halffabrikaten tussen de productieafdelingen plaats vinden. Het ene stroompje volgt een geheel andere routing door de fabriek dan een ander stroompje. Ook op orderniveau zijn er erg veel verschillende routingen tussen afdelingen en machines te onderkennen. Als buitenstaander zou je kunnen denken: wat een chaos, hoe volg je dit in eigenlijk? Dit is goed vergelijkbaar met patiëntenstromen.

Een vereiste is bovendien dat er tussen de verschillende bewerkingen op de verschillende productie afdelingen eigenlijk geen tot zeer weinig voorraad aan halffabrikaten mag staan te wachten op de volgende bewerking. Anders gesteld: het halffabricaat moet zoveel mogelijk Just In Time (JIT) aankomen bij de volgende bewerking. Ter vergelijking: een patiënt heeft er baat bij om alle onderzoeken binnen kort tijdsbestek te doorlopen.

Hierdoor worden binnen productie omgevingen ook verspillingen voorkomen (bijvoorbeeld wanneer een heftruck een voorraad halffabricaten raakt waardoor deze onherroepelijk worden afgekeurd en in de “scrapbak” verdwijnen).

De productie word eigenlijk heel “nuchter bestuurd” – zonder toeters en bellen. Eigenlijk wordt alleen gedaan wat de klant heeft besteld. Dus: kwalitatief goede en voldoende eindproducten afleveren die exact voldoen aan afgesproken marges binnen de specificaties en ze worden bovendien precies op tijd afgeleverd.  De klant word centraal gesteld met als gevolg een hoge leverbetrouwbaarheid.

Voorgaande punten zijn overigens tevens belangrijke kenmerken van Lean Six Sigma:

  • meetbaar maken (binnen vooraf afgesproken marges)
  • elimineren van verspillingen (bijvoorbeeld voorkomen wachtrijen)
  • de klant centraal stellen (nastreven van 100% leverbetrouwbaarheid)

Het plannen van de productie is mogelijk met behulp van simpele Excel sheets, maar in zeer complexe omgevingen ook met behulp van bijvoorbeeld ‘Advanced Planning and Scheduling’ software.

De ideale situatie ziet er als volgt uit:

Om de planning optimaal af te stemmen wordt een dagelijks een planningsoverleg geïntroduceerd. Elke dag 10 minuutjes om tafel met alle voormannen/teamleiders van de productie afdelingen. Voorafgaand aan het overleg wordt de planning bijgewerkt. Als de output van de voorgaande shifts lager is dan gepland op productie afdelingen, dan gaat de planner samen met de andere deelnemers van het planningsoverleg een plan maken om het tekort weg te werken. Daarnaast wordt ook doorgenomen welke problemen/knelpunten te verwachten zijn. Hiervoor worden oplossingen bedacht en deze worden direct toegepast. Doel van de planningsoverleggen is ook het dagelijks bezig zijn met de flexibiliteit tussen productieafdelingen en deze optimaliseren. Dus breed inzetbaar maken van operators. Opleiden van medewerkers zodra er capaciteits overschot is op een productie afdeling (ook dan kan de aanwezige capaciteit toch nog goed gebruikt worden). Alles met als doel het uitwisselbaar maken van personeel, zodat capaciteitstekorten direct opgevangen kunnen worden. Uiteindelijk dus het plannen op bottle necks en deze elimineren zodat de klant optimaal bediend kan worden.

In principe zijn deze korte planningsoverlegjes hetzelfde als de “sta sessies” bij het Lean principe: Problemen die zich de afgelopen shift hebben voorgedaan direct oplossen en inspelen op nog te verwachten knelpunten. Doen waar de klant om vraagt en verder niets. De klant staat centraal, zonder overbodige toeters en bellen.

Het implementeren van een integrale benadering van ‘planning binnen de zorg’ kan een grote stap zijn, maar wellicht kunnen de projectmanagers van Ucility u helpen in tussenvormen. Stapje voor stapje. Een olifant eet je immers ook in kleine stukjes.

Theo Bargerbos heeft meer dan 22 jaar ervaring binnen scheduling, productieplanning, projectplanning en capaciteitsmanagement in commerciële (zorg) organisaties, productiebedrijven en Rijksoverheid. Hij denkt en helpt u graag mee naar realisatie toe.

Wilt u hier eens verder met ons over praten? Laat het ons met onderstaande contactverzoek even weten.

Sinds januari van dit jaar is Theo Bargerbos toegetreden tot het Ucility team van Projectmanagers/consultants.

Met Theo in ons midden versterkt Ucility de kennis en ervaring op het gebied van (facilitaire) logistiek en planning.  Theo heeft de afgelopen 22 jaar uitgebreide logistieke ervaring opgedaan, met name gericht op optimalisatie van processen rondom het thema Planning. Daarbij heeft hijgewerkt voor een diversiteit aan opdrachtgevers binnen de overheid, commerciële zorginstanties (geneesmiddelen onderzoek, contract research organisatie) en binnen productiebedrijven, o.a. in de functies van (productie) planner, projectplanner, scheduler en manager bedrijfsbureau. Daarmee vormt Theo een waardevolle toevoeging aan de diversiteit van kennis en specialismen binnen ons team, gericht op uw resultaat.

“Mijn grote passie ligt in het efficiënter maken en optimaliseren van processen en planningen. Mijn doel hierbij is om uw medewerkers hierin actief mee te nemen en hen de juiste handvatten en sturingsmechanismen mee te geven, zodat optimalisaties ook in de toekomst geborgd blijven. Ook het inzichtelijk maken van bijvoorbeeld vraag en aanbod en capaciteitsmanagement ligt binnen mijn specialisatie. Op logistiek gebied kan ik u van dienst zijn bij het optimaliseren van de goederenlogistiek binnen bijvoorbeeld zorgorganisaties. Van nature ben ik een aanpakker en ben sterk in realisatie. Ik sta voor het maximaliseren van het resultaat binnen facilitair logistieke projecten en wil de klanten van Ucility hier graag mee van dienst zijn.”

Welke uitdagingen ervaar u momenteel op het gebied van Logistiek & Planning?

Laat het ons weten en ervaar zelf de resultaat gerichtheid van Ucility.

De gebruikers en de organisatie zelf kijken tevreden terug op de hele exercitie. Zodanig zelfs dat dit interne project door de CEO als top-5 van de grote, interne Europese projecten genomineerd is als een van de succesvolste projecten over het afgelopen jaar in de categorie “win as a team”! Een mooie erkenning van ons (team-)werk voor en met onze klant.

Het Europese hoofdkantoor van onze klant, een groot Amerikaans concern, gelegen in midden Nederland, telt bijna 2000 medewerkers. Ucility begeleidt het concern bij diverse nieuwe werkplek concept ontwikkelingen en herhuisvestingsvraagstukken. In het kader van een verdere optimalisatie van de huisvesting, naar aanleiding van een grote reorganisatie binnen het concern, is besloten tot een grootschalig, intern verhuisproject. Hierbij krijgen uiteindelijk ca. 1500 medewerkers een andere werkplek. Deze operatie diende zo min mogelijk impact te hebben op de dagelijkse operatie, dus werden de fysieke verhuizingen buiten kantoortijd ingedeeld in 2 ‘waves’, verdeeld over 2 weekeinden.

U kunt zich voorstellen dat de kaders en de randvoorwaarden die de klant hierbij stelde, gecombineerd met de omvang en complexiteit, zeer uitdagend waren. De operatie op zich vormde al een risico voor de continuïteit van de business, als zaken niet volgens plan zouden uitpakken. Een gedegen voorbereiding en het strak managen van het proces was dus het devies.

Onder leiding van de Ucility Projectmanager is een voorbereidingsprogramma gestart, in samenwerking met het ondersteunende team van de klant. En omdat de grootschaligheid van de verhuizingen het merendeel van de bewoners raakte, diende de gehele organisatie actief betrokken en geïnformeerd te worden. Uiteindelijk is hierdoor ook het project in het vizier van de moederorganisatie in de VS gekomen.

De verhuizing is inmiddels afgerond – en met succes. De uitvoering verliep volgens plan, problemen in de uitvoering zijn adequaat opgelost en het team is moe en voldaan na enkele zeer inspannende weekends.

In tegenstelling tot recente berichten is er een overdaad aan werkplekken op kantoren in Nederland en België. De bezettingsgraad cijfers van iotspot voor 2017 spreken voor zich; 35% beschikbaarheid van bureaus en zelfs meer dan 40% voor overlegruimten tijdens kantooruren. Ucility herkent zich in deze cijfers en ziet vergelijkbare percentages bij haar analyses ter voorbereiding van verbouw- en verhuisplannen.

“Daarmee willen wij de gebruikersfrustraties à la die van BuZa-ambtenaren niet bagatelliseren”, geeft Marnix Lankhorst van iotspot aan, “de tegenstelling tussen de door ons geobjectiveerde beschikbaarheid en de beleving van gebruikers dat een kantoor overvol is, is evident.”

‘Verslimmen’ van de kantooromgeving

Volgens Hans Bloemen van Ucility is de paradoxale situatie weg te nemen door inzicht te creëren; niet alleen voor facilitymanagement, maar juist ook voor gebruikers. “Het ‘verslimmen’ van de werkomgeving leidt alleen tot duurzaam resultaat als ook de gebruikers er baat bij hebben. Als zij bijvoorbeeld real-time inzicht hebben in die 35% vrije werkplekken ontstaat er bij hen rust en keuzevrijheid in plaats van frustratie. Daarbij is op te merken dat er een verschuiving is bij de gebruiker in behoefte. Zoals de vraag naar scrum of concentratie ondersteunende werkruimte.” Dit is wat iotspot in combinatie met Smart Workspace Information Management beoogt. Door ‘verslimming’ kunnen kantoorvolumes ingekrompen of beter passend worden, zonder verlies van gastvrijheid, werkplezier of productiviteit. Als extra kan het gebruik van energie, catering en woon-werkverkeer verbeterd worden. De ‘harde’ opbrengst hiervan weet Hans Bloemen als een van de ‘founding fathers’ van de NFC-index te duiden: “Een werkplek kost per jaar gemiddeld 8.600 euro. Weet je de overdaad te kapitaliseren dan kun je jaarlijks tot 1.000 euro per werkplek vrijmaken.

Elkaar versterken bij het ‘verslimmen’ van werkomgevingen

De heren en hun bedrijven hebben elkaar afgelopen jaar gevonden. Hun onderzoek naar werkplekmanagement dienstverlening, deed Ucility besluiten met iotspot te schakelen. Inmiddels wordt er gezamenlijk bij een aantal bedrijven opgetrokken. “Dat smaakte naar meer”, aldus de directeur van iotspot, “Plug & Play ‘verslimming’ van de kantooromgeving door ons en praktisch uitvoerbare adviezen door Ucility.” Bloemen vult aan “Met Smart Workspace Information Management, willen wij als Ucility klanten helpen bij het vormgeven van hun toekomst met ‘slimme’ kantooromgevingen.”

Over iotspot B.V.

iotspot voorziet een ‘slimme’ toekomst waarin iedereen kan werken, studeren of creëren waar en wanneer zij wil. De productiviteit wordt verhoogd, samenwerking gestimuleerd en het woon-werkverkeer beperkt. Zo’n toekomst vereist een omslag naar gastvrije en flexibele werkomgevingen en -vormen. iotspot zet haar Internet-of-Things dienst in om gezamenlijk met kantoorhoudende organisaties en vastgoed-eigenaren deze omslag te realiseren en de overdaad aan ruimte optimaal te benutten en in te zetten.

Over Ucility

Ucility faciliteert bij veranderingen. De focus ligt op fysieke huisvesting, facilitaire processen en de hierbij aansluitende cultuurverandering. Organisaties ervaren, groeien, krimpen, veranderen, verplaatsen… . Soms worden deze bewegingen tegengehouden door de werkomgeving en is een (ingrijpende) verandering nodig om ruimte te bieden aan gewenste groei en ontwikkeling. Op dat snijvlak acteert Ucility naast de klant als deskundig adviseur en projectmanager. Hierbij acteert zij vanuit de corporate identiteit van de opdrachtgever. Ucility vertaalt deze naar de werkomgeving met als doel het welzijn voor de medewerker en de productiviteit van de organisatie, te optimaliseren.

Ook uw werkomgeving ‘verslimmen’?

Gebruik onderstaande knop voor contact en meer informatie.

Blog: Projectmanagement – Gewoon lekker Agile

Lees meer arrow

Nieuws: Quick Wins – die laat je toch niet liggen?

De Ucility "Quick Scan Huisvesting/Facilitair" helpt u met het identificeren van uw Quick Wins, door een scherpe, deskundige en onafhankelijke kijk op (uw) zaken. Bent u actief op het vlak van Huisvesting en Facility Management? En bent u benieuwd waar er voor uw organisatie nog verbeter kansen liggen? ...

Lees meer arrow

Downloads

Klik hier arrow

info@ucility.nl
088-0023088

Donau 90-92
2491 BC Den Haag

Aanvragen afspraak

Vul dit korte formulier in voor het maken van een vrijblijvende afspraak.