Om deze verhuizing goed voor te bereiden heeft de projectmanager regelmatig contact met de verhuiscoördinatoren van alle afdelingen binnen de organisatie.
In gezamenlijk overleg worden de afspraken gemaakt over de ruimten die betrokken gaan worden en het verhuisklaar maken van de betreffende afdeling. Daarnaast werkt hij uiteraard nauw samen met het verhuisbedrijf om de verhuizing daadwerkelijk tot uitvoering te brengen.
Naast het voorbereiden, organiseren en uitvoeren van deze grote projectverhuizing, binnen een politiek zeer complexe organisatie, is het tevens zijn taak om de “breinaald” tussen verschillende deelprojecten te zijn. Deze deelprojecten zijn ingericht om de nieuwe huisvesting helemaal voor te bereiden op de ingebruikname. Voor deze ingebruikname zijn de volgende deelprojecten ingericht: ICT, AV, Beveiliging & BHV, Gebouw indeling en inrichting, Techniek (ETB en WTB), Dienstverlening, In- en Verhuizen en Leeg opleveren oude gebouw.
Coördinator
In zijn rol als Coördinator In- en verhuizen, is het de taak om integraal een vinger aan de pols te houden bij de hierboven genoemd deelprojecten. De projectmanager bewaakt de voortgang per deelproject en hij is alert op eventuele afhankelijkheden tussen de deelprojecten. Om deze rol goed te vervullen is er zeer regelmatig contact met alle deelprojectleiders. Tegelijkertijd staat hij in nauw contact met de RVB en de aannemer die als taak hebben om het pand bouwkundig en installatietechnisch op orde te krijgen.