Er wordt de laatste jaren veel gediscussieerd over wat een aantrekkelijke werkomgeving inhoudt. Vaak wordt er in ogenschijnlijke tegenstellingen gesproken: ‘open vs. besloten’ en ‘communicatie vs. concentratie’.
Waar iedereen het wel over eens is dat een aantrekkelijke werkomgeving een belangrijke randvoorwaarde is voor medewerkers om voor een werkgever te gaan werken en te blijven werken. Maar hoe kan deze discussie over de werkomgeving worden gestroomlijnd?
Er kunnen diverse redenen zijn om als organisatie in beweging te komen, bijvoorbeeld:
- Groei en krimp van de organisatie
- Gedateerdheid van de fysieke en/of digitale omgeving
- Geografische redenen
- Wijzigingen in huur en/of eigendom van vastgoed
- Invulling geven aan de visie van de organisatie
Organisatiebewegingen hoeven niet ingrijpend te zijn, als er bijvoorbeeld een extra vleugel in de locatie wordt gehuurd om te anticiperen op groei. Maar vaak is de beweging naar een nieuwe werkomgeving een gecompliceerde reis – een transitie. De drie pijlers van deze transitie zijn:
- Bricks > realisatie van de fysieke omgeving: harmonie tussen akoestiek, temperatuur, kwaliteit van lucht, vormgeving, materiaal gebruik, kleur en verlichting.
- Bytes > realisatie van de digitale omgeving: functionaliteiten, stabiliteit en veiligheid van data.
- Behaviour > lastig en niet tastbaar…. helemaal als een vorm van ‘Anders Werken’ geïmplementeerd gaat worden…
Pijler 1 en 2 zijn gecompliceerd, maar goed te definiëren, ontwerpen, voor te bereiden en te realiseren. Maar hoe vorm en inhoud te geven aan de derde pijler?
Cruciaal in relatie tot Behaviour is de vraag ‘What’s in it for me?’ Verslechtering roept weerstand op; begrijpelijk. Verandering roept al minder weerstand op. Echter: de mens – de medewerker – komt in beweging als hij/zij zich kan verbeteren.
Het antwoord op bovenstaande vraag verschilt per persoon en is bijvoorbeeld afhankelijk van functie binnen de organisatie, karakter, betrokkenheid, leeftijd en levensfase, identiteit, teamgeest, opleiding, sociale contacten, doorgroeimogelijkheden, work – life balance, etc. Zoveel medewerkers, zoveel antwoorden.
Maar het antwoord op What’s in it for me?’ is voor een belangrijk deel te managen! Betrek, inspireer en enthousiasmeer! Bijvoorbeeld als volgt:
- Leg uit aan de medewerkers waarom de transitie wordt ingegaan: creëer begrip
- Stel de (gestandaardiseerde) kaders vast (o.b.v. GROTIK: Geld – Risico’s – Organisatie – Tijd – Informatie – Kwaliteit), en leg deze uit aan de medewerkers: manage verwachtingen
- Verkoop de transitie: overtuig medewerkers van het nut en de invloed die ze hebben op het resultaat
- Verdieping in teams en de processen. Meet en analyseer het bestaande gebruik: FTE, bezetting, vergadercapaciteit, etc.
- Betrek formele én informele leiders en geef hun een stem in relevante keuzes
- Informeer over keuzes en blijf informeren over het proces en de voortgang
- Organiseer de transitie op een professionele wijze die past bij de organisatie: koppel expertise aan de Bricks, Bytes en Behaviour.
- Vier het succes!
Conclusie: bij de realisatie van een nieuwe werkomgeving is het van belang de goede afweging te maken tussen ‘besloten vs. open’ en ‘communicatie vs. concentratie’ (en alle andere kwesties op het gebied van Bricks & Bytes). Maar het is net zo belangrijk om de medewerker uit te leggen waarom de organisatie in beweging komt, en de medewerker te betrekken bij de transitie. Manage Behaviour!
Meer weten over Bricks, Bytes & Behaviour, en What’s in it for you? Neem dan contact met ons op.