Geen “one size fits all” concept voor de werkomgeving

Door: Hans Bloemen

Steeds meer is een aantrekkelijke werkomgeving een belangrijke randvoorwaarden voor medewerkers om met plezier te kunnen werken. Zeker nu er enige schaarste begint op te treden op de arbeidsmarkt zoeken geïnteresseerden naar een motiverende werkomgeving. De jonge generaties vinden ontmoeten, interactie en sociale contacten belangrijk voor zichzelf en hun eigen ontwikkeling. Inspiratie, motiveren, ontwikkelen en teamgeest zijn belangrijk en maken onderdeel uit van de selectiecriteria voor een baan.

Identiteit
De identiteit van de organisatie, de onderlinge omgang en de fysieke omgeving zijn dan ook een belangrijke “marketingtool” voor het aantrekken van nieuwe medewerkers en voor het behoud van bestaande collega’s.

Als we het hebben over fysieke inrichting dan is dit te beperkt. De beleving van de ruimte bestaat uit meer dan alleen meubilair en kleur. Het is een harmonie tussen akoestiek, temperatuur, kwaliteit van lucht, vormgeving, materiaal gebruik en belichting. Daarnaast moet de functionaliteit passen bij het gebruik. Een werkomgeving moet aansluiten bij de verschillende handelingen die je verricht tijdens je werk. Je kunt hierbij denken aan administratief gericht, concentratie gericht, interactie met individuele of groep collega(’s) of kortstondige ontmoetingen.

Maatwerk
Uit ervaring is gebleken dat iedere organisatie, of zelfs functiegroepen binnen de organisatie hun eigen identiteit daarin hebben. Maatwerk is daarom in zekere mate geboden. De onderlinge normen en waarden zijn daar belangrijke parameters in. Er bestaat dan ook geen “one size fits all” concept. Beheersmatig kan standaardisatie van de werkplek een oplossing zijn, als deze dan ook gepaard gaat met differentiatie in aanbiedingsvormen. Let op: standaardisatie mag geen doel zijn. Het moet gericht zijn op verhoging van productiviteit en welbevinden én ondersteuning bieden aan het proces. Een juiste differentiatie vraagt dan om kennis van de medewerkers behoeften, zijn of haar werkproces en wat hem of haar inspireert en enthousiasmeert.

Tips voor de nieuwe werkomgeving
Irritatie op belevingselementen van de werkomgeving (akoestiek, belicht, vormgeving, materiaal en lucht kwaliteit) leidt tot irritatie, gevoel van onveiligheid en belast daarmee het welzijn van de medewerker die toch de opmaat is naar het succes van de organisatie!

Een paar tips als je na gaat denken over een nieuwe werkomgeving die aansluit bij de behoefte:

  1. Verdiep je in de medewerker (het team) en zijn proces(sen);
  2. Vraag naar wat mensen missen en wat men niet wil missen;
  3. Meet en analyseer het bestaande gebruik van de werkruimten en voorzieningen;
  4. Categoriseer de behoefte in: must have en nice to have;
  5. Bepaal kaders: op basis van wet en regelgeving, budget, identiteit en uitstraling, …
  6. Ga niet te vroeg in het proces naar andere omgevingen kijken. Het leidt te vaak tot kopieer gedrag dat niet aansluit bij de identiteit van jouw organisatie en het leidt tot overname van “spiegeltjes en kraaltjes” die niet aansluiten bij jouw processen.

Een paar tips bij het vertalen naar de oplossing:

  1. Houd rekening met individuele en team verschillen;
  2. Zorg voor een mogelijkheid om te ontsnappen (creëer geborgenheid en openheid met maten);
  3. Begeleid oplossingen door goede communicatie, gericht op verwachtingen. Begeleid de verandering waarbij een doelgroepen benadering vaak het meest efficient is. Hiermee zorg je ervoor dat mensen zich herkennen in de oplossing;
  4. Creëer een fysieke omgeving waarbij gedrag logisch voortvloeit uit de beleving en vormgeving. Dit doe je door per omgeving de belevingselementen (akoestiek, belicht, vormgeving, materiaal en lucht kwaliteit) zo toe te passen dat je aanvoelt welk gedrag past bij die ruimte;
  5. Je kunt standaardiseren, maar zorg voor genoeg differentiatie in gebruikers oplossingen.

Meer weten over een hoe creëer en implementeer ik een goede werkomgeving die past bij mijn organisatie?

Neem dan contact met ons op:.
Hans Bloemen is Managing Partner bij Ucility
telefoon: 06 1367 1595
mail: h.bloemen@ucility.nl of info@ucility.nl

info@ucility.nl
088-0023088

Donau 90-92
2491 BC Den Haag

Aanvragen afspraak

Vul dit korte formulier in voor het maken van een vrijblijvende afspraak.