We zijn ondertussen gewend aan en bekend met het thuiswerken. Daar waar we in Coronatijd met name bezig waren met het faciliteren van het thuiswerken, richten we ons nu veel meer op het integreren van het thuiswerken.
Het thuiswerken lijkt zich te hebben bewezen en zal niet zomaar verdwijnen. De mate van thuiswerken is mede afhankelijk van de inhoud van het werk, alsook van het type medewerker én de werkomstandigheden thuis. Sommige medewerkers floreren bij thuiswerken, anderen juist bij het werken binnen de muren van de organisatie en weer anderen bij een combinatie. Er is een hybride werkvorm ontstaan waarbij medewerkers zelf bepalen waar en wanneer de werkzaamheden het beste kunnen worden uitgevoerd.
Organisaties zijn volop aan het nadenken gegaan over hun werkplek- en huisvestingstrategie. Wat is de verhouding tussen werken op kantoor en thuis? Wat betekent dit voor de inrichting van de (thuis)werkomgeving, de kantoorhuisvesting, de facilitaire services en het thuiswerkbeleid?
De facilitair manager speelt bij de beantwoording van deze vragen een belangrijke rol. Deze kan zowel initiator zijn van deze verandering als deelnemer aan projectgroepen die de omslag in denken en doen op zich hebben genomen.
Wat is er op het gebied van hybride werken al bekend? Hieronder een aantal aandachtspunten.
Kantoorwerkplekken
In de kantooromgeving is de aandacht verschoven naar ‘ontmoeten’, het face to face contact is een belangrijk aspect van (samen)werken. Non-verbale communicatie en nabijheid zijn belangrijk om tot resultaten te komen. Bovendien vraagt het (door)ontwikkelen van werkprocessen om interactie tussen mensen. Digitaal contact wordt hierbij als minder persoonlijk en effectief ervaren.
Verder blijkt dat bij veel thuiswerken de informele contacten worden gemist, zeker als het gaat om het leren van elkaar en over het ontstaan en bestendigen van samenwerking.
Bij het inrichten van een toekomstbestendige kantooromgeving is het zaak om met genoemde punten rekening te houden. In beeld brengen wat specifiek nodig is voor het samenbrengen van de medewerker en de activiteit. Dit is maatwerk per organisatie, per afdeling en soms zelfs per medewerker. De hybride werkvorm vraagt echt om een andere werkomgeving.
Thuiswerken
Medewerkers die hun werkzaamheden thuis uitvoeren geven aan dat hun productiviteit stijgt, mede omdat de eigen werktijd beter is in te delen. Ook het vervallen van reistijd draagt hieraan bij. Dit alles komt het gevoel van autonomie ten goede. Medewerkers maken eigen keuzes en hebben laten zien dat ze prima zelf regie kunnen voeren op hun werkzaamheden.
Er is op de thuiswerkplek ook een andere noodzaak ontstaan, namelijk het optimaal faciliteren van de thuiswerkomgeving. Veel organisaties hebben tijdens de Coronaperiode, voor de inrichting van de ergonomische thuiswerkplek diverse zaken beschikbaar gesteld: beeldscherm, toetsenbord, bureaustoel en soms een bureau en werkplekverlichting.
Nu is er de volgende fase, namelijk het thuis faciliteren van services, gezondheid en vitaliteit. Sommige werkgevers richten zich steeds meer op de behoefte van de medewerker in de thuiswerk situatie, zoals een snelle, veilige digitale infrastructuur, catering en zelfs schoonmaak aan huis. Hiermee heeft de werkgever aandacht voor de werk-privé balans waar medewerkers soms nog zoekende in zijn.
De mogelijkheid van goed gefaciliteerd thuiswerken wordt steeds meer ingezet als secundaire -of is het al een primaire- arbeidsvoorwaarde en in Cao’s opgenomen. Ondertussen zijn er al in veel Cao’s afspraken over thuiswerken opgenomen. Werkgevers profileren en onderscheiden zich hiermee. Zeker interessant, gezien de huidige situatie op de arbeidsmarkt.
Werkplek strategie
De strategie vertaalt zich niet alleen naar kantoorhuisvesting, maar naar alle plekken waar gewerkt wordt. Deze zal zich dus ook richten op:
Digitale oplossingen:
- Netwerkfunctionaliteit en IT-faciliteiten is voor elke werkomgeving cruciaal. Het moet voor medewerkers mogelijk zijn om thuis, op kantoor, in een virtuele meeting room of onderweg te kunnen werken. Voor kantoor geldt dat de overlegruimtes beschikken over de juiste ICT-middelen en audiovisuele ondersteuning, zodat medewerkers kunnen inbellen voor een vergadering, of voor het geven van presentaties of Webinars.
- Data wordt nog belangrijker voor het inrichten van de facilitaire services. Data verzamelen voor het prognosticeren van aantallen gebruikers als het gaat om bijvoorbeeld catering of schoonmaak. Maar ook bij het reserveren en toewijzen van kantoorwerkplekken en meeting rooms, inzicht in gebruikte en vrije m2 en inzicht in de data van gebouw gebonden systemen als ventilatie, klimaatbeheersing en op het gebied van energieverbruik.
Gedrag
- De nieuwe hybride manier van werken vraagt niet alleen om een nieuwe werkomgeving, maar ook om ander en nieuw gedrag van de medewerkers. Deze verandering vraagt veel van medewerkers en brengt ook een cultuurverandering teweeg. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor leidinggevenden: zij zullen op een andere manier sturen, coachen en monitoren. De focus ligt meer op het resultaat en minder op de wijze waarop dit resultaat wordt behaald. Dit vraagt van alle betrokkenen nieuwe vaardigheden. Zowel leidinggevenden als medewerkers zullen zich hierin moeten ontwikkelen. Het investeren in trainingen en coaching blijft nodig.
- Een nieuw evenwicht vinden tussen (on-line) formeel en informeel contact. Vooral wanneer er bijna uitsluitend op afstand wordt gewerkt, is het goed om te zoeken naar gezamenlijke (on-line) informele interactie.
Werkcultuur
- Er is niet één blauwdruk van hybride werken waarmee alle organisaties kunnen worden bediend. De hybride werkcultuur dient namelijk passend te zijn voor de organisatie. Het is van belang de vraagstukken op het gebied van hybride werken, integraal op te pakken. Samenwerking tussen HR, facilitair management, huisvesting, ICT en communicatie is onontbeerlijk. Dit maakt dat de organisatie een gezamenlijk doel voor ogen moet hebben, gebaseerd op de organisatievisie.
Communicatie
- Bij het hybride werken is communicatie belangrijk. De communicatie structuur moet worden aangepast aan het hybride werken. Hoe blijven medewerkers aangesloten wanneer zij veel minder aanwezig zijn op het kantoor? Hoe is de informele communicatie, die bij op kantoor werken min of meer vanzelf ontstaat, te vertalen naar de hybride werkvorm ofwel hoe ondervang je het kletspraatje bij de koffieautomaat? Als organisatie op zoek naar nieuwe vormen en wegen om toch alle informatie te kunnen delen is een hele uitdaging.
De ontwikkelingen zijn nog steeds in volle gang. Het is duidelijk dat er mooie kansen liggen binnen het facilitaire werkveld. Advies of ondersteuning nodig?
Neem contact op met Ucility, de aanpakker op het gebied van (her)huisvesting, logistiek en facilitaire dienstverlening.