We zijn ondertussen gewend aan en bekend met het thuiswerken. Daar waar we in maart 2020 met name bezig waren met het faciliteren van het thuiswerken, richten we ons nu veel meer op het integreren van het thuiswerken.
Het thuiswerken lijkt zich te hebben bewezen en zal niet zomaar verdwijnen. De mate van thuiswerken is mede afhankelijk van de inhoud van het werk, alsook van het type medewerker én de werkomstandigheden thuis. Sommige medewerkers floreren bij thuiswerken, anderen juist bij het werken binnen de muren van de organisatie en weer anderen bij een combinatie. Er is een hybride werkvorm aan het ontstaan waarbij medewerkers zelf bepalen waar en wanneer de werkzaamheden het beste kunnen worden uitgevoerd.
Organisaties zijn volop aan het nadenken over hun werkplek- en huisvestingstrategie. Wat wordt de verhouding tussen werken op kantoor en thuis? Wat betekent dit voor de inrichting van de (thuis)werkomgeving, de kantoorhuisvesting, de facilitaire services en het thuiswerkbeleid?
De facilitair manager speelt bij de beantwoording van deze vragen een belangrijke rol. Deze kan zowel initiator zijn van dit transitietraject als deelnemer aan projectgroepen die de omslag in denken en doen op zich hebben genomen.
Wat is er op het gebied van hybride werken al bekend en wat kunnen we nog verwachten? Hieronder een aantal aandachtspunten.
Kantoorwerkplekken
In de kantooromgeving zal de aandacht verschuiven naar ‘ontmoeten’, het face to face contact is een belangrijk aspect van (samen)werken. Non-verbale communicatie en nabijheid zijn belangrijk om tot resultaten te komen. Bovendien vraagt het (door)ontwikkelen van werkprocessen om interactie tussen mensen. Digitaal contact wordt hierbij als minder persoonlijk en effectief ervaren.
Verder blijkt dat informele contacten worden gemist, zeker als het gaat om het leren van elkaar en over het ontstaan en bestendigen van samenwerking.
Bij het inrichten van een toekomstbestendig kantooromgeving is het zaak om met genoemde punten rekening te houden. In beeld brengen wat specifiek nodig is voor het samenbrengen van de medewerker en de activiteit. Dit is maatwerk per organisatie, per afdeling en per medewerker. De hybride werkvorm vraagt echt om een andere werkomgeving.
Thuiswerken
Medewerkers die hun werkzaamheden thuis uitvoeren geven aan dat hun productiviteit stijgt, mede omdat de eigen werktijd beter is in te delen. Ook het vervallen van reistijd draagt hieraan bij. Dit alles komt het gevoel van autonomie ten goede. Medewerkers maken eigen keuzes en laten zien dat ze prima zelf regie kunnen voeren op hun werkzaamheden.
Er zal op de thuiswerkplek ook een andere noodzaak ontstaan, namelijk het optimaal faciliteren van de thuiswerkomgeving. Veel organisaties hebben het afgelopen jaar voor de inrichting van de veilige en ergonomische thuiswerkplek diverse zaken beschikbaar gesteld: beeldscherm, toetsenbord, werkstoel en soms een bureau en werkplekverlichting.
Nu volgt de volgende fase, namelijk het thuis faciliteren van services, gezondheid en vitaliteit. Werkgevers richten zich steeds meer op de behoefte van de medewerker in de thuiswerk situatie, zoals de digitale infrastructuur, catering en zelfs op schoonmaak aan huis. Hiermee heeft de werkgever aandacht voor de werk-privé balans waar medewerkers soms nog zoekende naar zijn.
De mogelijkheid van goed gefaciliteerd thuiswerken wordt steeds meer ingezet als secundaire -of is het al een primaire- arbeidsvoorwaarde en in Cao’s opgenomen. Ondertussen zijn er in 31% van de Cao’s die dit jaar ingaan of al zijn ingegaan, afspraken over thuiswerken opgenomen. Vorig jaar was dit in 8% van de Cao’s het geval.
Kortom: werkgevers kunnen zich hiermee profileren en onderscheiden. Zeker interessant, gezien de huidige situatie op de arbeidsmarkt.
Werkplek strategie
De strategie vertaalt zich niet alleen naar kantoorhuisvesting, maar naar alle plekken waar gewerkt wordt. Deze zal zich dus ook richten op:
Digitale oplossingen:
- Netwerkfunctionaliteit en IT-faciliteiten is voor elke werkomgeving cruciaal. Het moet voor medewerkers mogelijk zijn om thuis, op kantoor, in een virtuele meeting room of onderweg te kunnen werken. Voor kantoor geldt dat de overlegruimtes beschikken over de juiste ICT-middelen, zodat een medewerker kan inbellen voor een vergadering, of voor het geven van presentaties of Webinars.
- Data wordt nog belangrijker voor het inrichten van de facilitaire services. Data verzamelen voor het prognosticeren van aantallen gebruikers als het gaat om bijvoorbeeld catering of schoonmaak. Maar ook bij het reserveren en toewijzen van kantoorwerkplekken en meeting rooms, inzicht in gebruikte en vrije m2 en inzicht in de data van gebouw gebonden systemen als ventilatie, klimaatbeheersing en CO2.
Gedrag
- De nieuwe hybride manier van werken vraagt niet alleen om een nieuwe werkomgeving, maar ook om ander en nieuw gedrag van de medewerkers. Deze verandering vraagt veel van medewerkers en brengt ook een cultuurverandering teweeg. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor leidinggevenden: zij zullen op een andere manier gaan sturen, coachen en monitoren. De focus gaat meer liggen op het resultaat en minder op de wijze waarop dit resultaat wordt behaald. Dit vraagt van alle betrokkenen nieuwe vaardigheden. Zowel leidinggevenden als medewerkers zullen zich moeten ontwikkelen. Het investeren in trainingen en coaching is nodig.
- Een nieuw evenwicht vinden tussen on-line formeel en informeel contact. Vooral wanneer er bijna uitsluitend op afstand wordt gewerkt is het goed om te zoeken naar gezamenlijke on-line informele interactie.
Werkcultuur
- Er is niet één blauwdruk van hybride werken waarmee alle organisaties kunnen worden bediend.
De hybride werkcultuur dient namelijk passend te zijn voor de organisatie. Het is van belang vraagstukken op het gebied van hybride werken integraal op te pakken. Samenwerking tussen HR, facilitair management, huisvesting, ICT en communicatie is onontbeerlijk. Dit maakt dat de organisatie een gezamenlijk doel voor ogen moet hebben, gebaseerd op de organisatievisie.
Communicatie
- Bij het hybride werken is communicatie belangrijk. Medewerkers meenemen in de ontwikkelingen en ze tijdig en volledig informeren. Daarnaast zal de bestaande communicatie structuur aangepast gaan worden aan het hybride werken. Grootschalige bijeenkomsten passen niet meer bij deze tijd en geeft medewerkers wellicht een onveilig gevoel. Als organisatie op zoek naar nieuwe vormen en wegen om toch alle informatie te kunnen delen is een hele uitdaging.
De ontwikkelingen zijn nog in volle gang. Het is duidelijk dat er mooie kansen liggen binnen het facilitaire werkveld. Advies of ondersteuning nodig?
Neem contact op met Ucility, de aanpakker op het gebied van (her)huisvesting, logistiek en facilitaire dienstverlening.