Integrale Planning in de Zorg – blauwdruk van de industrie?

Door: Theo Bargerbos – Ucility

Integrale Planning in de Zorg – blauwdruk van de industrie?

In een (industriële) productie omgeving kunnen we ons allemaal goed voorstellen dat het belangrijk is om het productieproces soepel en gestroomlijnd te laten verlopen. Verspilling en inefficiënte processen leiden immers direct tot hogere kosten en een lagere productie, wat de kostprijs van het product en daarmee de concurrentie positie niet ten goede komt. Het is dan ook interessant om eens van een afstand te bekijken in hoeverre we hier iets mee kunnen in de Zorg.

Mijn stelling is dat de planningsmethodieken en –principes vanuit de Productie omgeving zeer goed toe te passen zijn in de Zorg. Hiermee zijn grote voordelen te behalen. Ook in de zorg is het immers de doelstelling om de processen soepel en gestroomlijnd te laten verlopen. Het nastreven van een integrale planning, in plaats van sub-optimalisatie, helpt hierbij. Met integraal bedoelen we: het plannen van de gehele keten van de patiëntenstroom (en nog mooier:), grotendeels gekoppeld aan de goederenstroom en personeelsplanning waar het kan. Hierdoor wordt overzicht, rust en beheersbaarheid gecreëerd en niet te vergeten, de patiënt wordt optimaal bediend.

Veel kenmerken uit de zorg komt men ook tegen binnen bijvoorbeeld de productieplanning, waarbij sprake is van veel ‘klant specifieke orders’.

Kenmerkend voor de zorg zijn onder meer:

  • tal van patiëntenstromen
  • patiënten ondergaan niet alle onderzoeken en behandelingen, maar maken slechts gebruik van een deel van de keten. Andere patiënten maken juist weer wel gebruik van de gehele keten.
  • de zogenaamde ‘sta-sessies’ tussen dienstoverdrachten. Deze sessies hebben veel overeenkomsten met de planning overleggen bij productiebedrijven

* De patiënt (= klant) staat centraal

Belangrijk voor een patiënt is dat hij of zij zo snel mogelijk geholpen wordt, waarbij de wachtlijst zo kort mogelijk is en waarbij de patiënt kan vertrouwen op de gemaakte (wachtlijst-) planning en afspraken. Bij voorkeur geldt hierbij dat alle onderzoeken en mogelijke behandelingen binnen een kort tijdsbestek plaatsvinden, waarbij de patiënt niet meerdere keren terug moet komen naar het ziekenhuis.

Dit is een belangrijke stap in de keten, welke we kunnen we vertalen in “leverbetrouwbaarheid”.

Door de wachtlijst te koppelen aan het beddenhuis en vervolgens de OK kan een beheersbare stroom gecreëerd worden (integraal plannen). Door bijvoorbeeld met behulp van Advanced Planning and Scheduling (APS) de marges op bijvoorbeeld afnametijden van bloedafnames te laten berekenen (fictief voorbeeld: bloedafnames hoeven wellicht niet direct voor of na een medicatie toediening plaats te vinden maar door gebruik te maken van berekeningen kunnen ze binnen bepaalde tijden plaats vinden, de zogenaamde marge). Door voorgaande toe te passen kunnen bottle necks binnen het planning- en zorgproces geëlimineerd worden (patiënten hoeven niet altijd een vooraf bepaalde routing te doorlopen maar kunnen zo nodig een andere volgorde door de keten volgen). Wachttijden binnen de keten kunnen zo voorkomen worden. Dat draagt bij aan een kortere doorlooptijd voor de patiënt en maximale en efficiënte inzet van mensen en middelen. Dit is slechts één voorbeeld om bestaande bottlenecks op te heffen.

Als we nu ook nog de goederenstroom koppelen aan de patiëntenstroom (per behandeling of onderzoek), kan er efficiënt worden omgegaan met voorraden en kan er naar de afdelingen nagenoeg ‘Just In Time’ (JIT) gestuurd worden met betrekking tot de goederen. De kasten op afdelingen met medische hulpmiddelen hoeven dan ook niet meer maximaal gevuld te zijn (waar het kan natuurlijk). Ook deze aansturing kan bijvoorbeeld aan het APS gekoppeld worden.

Door nu ook nog de dienstroosters te koppelen aan de zoveel mogelijke gespreide workload, ontstaat een meer en overzichtelijke beheersbare situatie voor wat betreft benodigde capaciteiten.

Bovengenoemde kenmerken vanuit de zorg worden ook herkend in complexere productie omgevingen. Hierdoor kunnen ervaringen uit de productieplanning goed toegepast worden op planning binnen zorg omgevingen.

Plannen binnen de productie omgeving

Kenmerken van plannen binnen een complexe productie omgeving kunnen zijn:

  • klantspecifieke orders
  • veel varianten op een standaardproduct (voorbeeld: kleur, dikte, afmeting, varianten in bijvoorbeeld modulaire toepassing etc.)

Voorgaande heeft als gevolg dat er veel “stroompjes” van halffabrikaten tussen de productieafdelingen plaats vinden. Het ene stroompje volgt een geheel andere routing door de fabriek dan een ander stroompje. Ook op orderniveau zijn er erg veel verschillende routingen tussen afdelingen en machines te onderkennen. Als buitenstaander zou je kunnen denken: wat een chaos, hoe volg je dit in eigenlijk? Dit is goed vergelijkbaar met patiëntenstromen.

Een vereiste is bovendien dat er tussen de verschillende bewerkingen op de verschillende productie afdelingen eigenlijk geen tot zeer weinig voorraad aan halffabrikaten mag staan te wachten op de volgende bewerking. Anders gesteld: het halffabricaat moet zoveel mogelijk Just In Time (JIT) aankomen bij de volgende bewerking. Ter vergelijking: een patiënt heeft er baat bij om alle onderzoeken binnen kort tijdsbestek te doorlopen.

Hierdoor worden binnen productie omgevingen ook verspillingen voorkomen (bijvoorbeeld wanneer een heftruck een voorraad halffabricaten raakt waardoor deze onherroepelijk worden afgekeurd en in de “scrapbak” verdwijnen).

De productie word eigenlijk heel “nuchter bestuurd” – zonder toeters en bellen. Eigenlijk wordt alleen gedaan wat de klant heeft besteld. Dus: kwalitatief goede en voldoende eindproducten afleveren die exact voldoen aan afgesproken marges binnen de specificaties en ze worden bovendien precies op tijd afgeleverd.  De klant word centraal gesteld met als gevolg een hoge leverbetrouwbaarheid.

Voorgaande punten zijn overigens tevens belangrijke kenmerken van Lean Six Sigma:

  • meetbaar maken (binnen vooraf afgesproken marges)
  • elimineren van verspillingen (bijvoorbeeld voorkomen wachtrijen)
  • de klant centraal stellen (nastreven van 100% leverbetrouwbaarheid)

Het plannen van de productie is mogelijk met behulp van simpele Excel sheets, maar in zeer complexe omgevingen ook met behulp van bijvoorbeeld ‘Advanced Planning and Scheduling’ software.

De ideale situatie ziet er als volgt uit:

Om de planning optimaal af te stemmen wordt een dagelijks een planningsoverleg geïntroduceerd. Elke dag 10 minuutjes om tafel met alle voormannen/teamleiders van de productie afdelingen. Voorafgaand aan het overleg wordt de planning bijgewerkt. Als de output van de voorgaande shifts lager is dan gepland op productie afdelingen, dan gaat de planner samen met de andere deelnemers van het planningsoverleg een plan maken om het tekort weg te werken. Daarnaast wordt ook doorgenomen welke problemen/knelpunten te verwachten zijn. Hiervoor worden oplossingen bedacht en deze worden direct toegepast. Doel van de planningsoverleggen is ook het dagelijks bezig zijn met de flexibiliteit tussen productieafdelingen en deze optimaliseren. Dus breed inzetbaar maken van operators. Opleiden van medewerkers zodra er capaciteits overschot is op een productie afdeling (ook dan kan de aanwezige capaciteit toch nog goed gebruikt worden). Alles met als doel het uitwisselbaar maken van personeel, zodat capaciteitstekorten direct opgevangen kunnen worden. Uiteindelijk dus het plannen op bottle necks en deze elimineren zodat de klant optimaal bediend kan worden.

In principe zijn deze korte planningsoverlegjes hetzelfde als de “sta sessies” bij het Lean principe: Problemen die zich de afgelopen shift hebben voorgedaan direct oplossen en inspelen op nog te verwachten knelpunten. Doen waar de klant om vraagt en verder niets. De klant staat centraal, zonder overbodige toeters en bellen.

Het implementeren van een integrale benadering van ‘planning binnen de zorg’ kan een grote stap zijn, maar wellicht kunnen de projectmanagers van Ucility u helpen in tussenvormen. Stapje voor stapje. Een olifant eet je immers ook in kleine stukjes.

Theo Bargerbos heeft meer dan 22 jaar ervaring binnen scheduling, productieplanning, projectplanning en capaciteitsmanagement in commerciële (zorg) organisaties, productiebedrijven en Rijksoverheid. Hij denkt en helpt u graag mee naar realisatie toe.

Wilt u hier eens verder met ons over praten? Laat het ons met onderstaande contactverzoek even weten.

info@ucility.nl
088-0023088

Donau 90-92
2491 BC Den Haag

Aanvragen afspraak

Vul dit korte formulier in voor het maken van een vrijblijvende afspraak.