Nieuwbouw of verbouw in de Care? 5 belangrijke aandachtsgebieden en tips uit de praktijk

Door: Sanne Hendriks – Projectmanager bij Ucility

Nieuwbouw of verbouw in de Care?

5 belangrijke aandachtsgebieden en tips uit de praktijk

Als projectmanager bij Ucility werkte Sanne Hendriks de afgelopen jaren succesvol mee aan de begeleiding van diverse nieuw- en verbouwprojecten binnen Care omgevingen. “Vanuit mijn ervaring met transitie projecten binnen Care omgevingen wil ik graag enkele tips en aandachtspunten voor een succesvolle aanpak van deze transitieprojecten met je delen.”

Ingrijpend

Binnen de Care sector van de gezondheidszorg hebben we te maken met een doelgroep (de client) die volledig afhankelijk is van de geleverde zorg en de omgeving waarin deze zorg wordt geleverd. De continuïteit van de zorg moet dan ook te allen tijde gegarandeerd en geborgd zijn. Ook wanneer er sprake is van een transitieproces als onderdeel van een verandering van de zorgomgeving i.v.m. nieuw- of verbouw. Daarnaast is echter nog een belangrijk aandachtspunt, dat met dezelfde zorgvuldigheid aangepakt moet worden. Naast de risicovolle zorgomgeving  hebben we namelijk eveneens te maken met de woonomgeving van de cliënt. Een nieuw- of verbouwproject zal directe impact hebben op de dagelijkse gang van zaken van deze cliënt. Uit onze ervaring is gebleken dat deze gebeurtenissen door de client als zeer ingrijpend ervaren kunnen worden.

Onze conclusie is dan ook dat de veiligheid en het welzijn van de patiënt voorop moeten staan gedurende het gehele proces van de verandering.

Bewezen methode en fasering

Voor het inrichten van een nieuwe zorgomgeving (n.a.v. nieuw- of verbouw) zal een transitie van de huidige zorgomgeving nodig zijn. Bij Uclitiy onderkennen we daarin een vaste en bewezen  structuur met een (chronologische) fasering. Zie dit model: Transitiemanagement
Het groene kader in het model laat zien in welke fases Ucility de organisatie doorgaans begeleidt om het transitie proces en het project te borgen.

Belangrijkste aandachtspunten

Door middel van het model heb ik geprobeerd inzicht te geven in welk ‘deel’ van het transitieproces Ucility opereert. Bij het vervullen van onze rollen zijn er een aantal belangrijke aandachtspunten in onze aanpak, die borgen dat de veiligheid en het welzijn van de client centraal gesteld worden. Graag wil ik deze met je delen en kort toelichten.

  • Borgen van de eisen van de doelgroep(en); wij zien het betrekken van de doelgroepen in de ontwerpfase als een belangrijke eerste stap. Het Programma van Eisen dient afgestemd te zijn op hun eisen. Vervolgens dienen deze eisen gedurende het hele proces gewaarborgd te blijven. De terugkoppeling van de ontwerpfase in de opvolgende fases vinden wij van groot belang voor het bereiken van een optimale beheersfase. Zoals ook in het model is weergegeven, passen we daarom een on-going toetsingsproces toe. Op deze wijze is de verificatie tussen het ontwerp en de realisatie- en beheerfase geborgd gedurende het gehele traject.
  • Woonomgeving cliënt; zoals in de inleiding werd aangeven, zijn we ons bewust van de impact op de woonomgeving van de cliënt. Emotie en gevoeligheid maken onderdeel uit van het transitieproces. Wij zien de cliënt als één van de belangrijke stakeholders binnen het traject. Het advies is dan ook om per fase een informatiebijeenkomst te organiseren, een rondgang in de (nieuw)bouw te plannen en de client doorlopen en regelmatig te informeren over de voortgang, door middel van een nieuwsbrief. Daarnaast vinden we het belangrijk om de client en de directe betrokkenen ook de gelegenheid te bieden om input te geven.
    • Vraag bijvoorbeeld eens welke services (kapper, winkel, etc.) terug moeten komen in de nieuwe omgeving.
    • Betrek ze in de keuze van het nieuwe meubilair.
    • Neem een enquete af ten tijde van de verhuizing om inzicht te krijgen in hun wensen (zijn er waardevolle spullen welke extra aandacht vragen ten tijde van de verhuizing?, wilt u ’s ochtends graag uitslapen? Dat kan, dan verhuizen we u in de middag).
      Een nieuwe omgeving biedt veel kansen, maak daar samen gebruik van!
  • Betrokkenheid diverse interne stakeholders; nieuw- en verbouwprojecten hebben naast de zorg- en de cliënt ook impact op diverse andere afdelingen binnen de organisatie. Naast de veranderingen in de fysieke inrichting vinden er vaak ook procesmatig veel wijzigingen plaats. Denk bijvoorbeeld aan een ander voedingsconcept, nieuwe domotica systemen, starten met actieve bevoorrading etc.. Ook voor een succesvolle transitie van deze processen en diensten kiezen wij een integrale aanpak. Dit doen we door naast de projectorganisatie (verantwoordelijk voor het gehele transitieproces) bij de interne stakeholders kwartiermakers aan te stellen. Hierdoor ontstaat binnen de interne beheersorganisatie automatisch een projectorganisatie ten behoeve van het transitieproject. De kwartiermakers hebben binnen het project hun eigen verantwoordelijkheden. Vervolgens wordt een vaste overlegstructuur ingeregeld met een eenduidige wijze van rapportering. De combinatie van deze factoren maakt het mogelijk de integrale aspecten binnen het traject te bewaken en wanneer nodig bij te sturen. Let op, in de praktijk zien we regelmatig dat de kwartiermaker voor deze werkzaamheden geen ruimte krijgt naast de reguliere uit te voeren werkzaamheden!
  • Ruimteboek; het ruimteboek is een middel dat Ucility gebruikt om de totale inrichting per ruimte in kaart te brengen. Een middel dat bewustwording en betrokkenheid creëert bij de kwartiermakers (interne aanspreekpunten) over het ingebruikname proces. Het biedt de mogelijkheid om standaardisatie op het gebied van o.a. meubilair, sanitaire accessoires en ICT door te voeren. Daarnaast geeft het inzicht in de benodigde investeringen en kan het als startpunt dienen voor het Verhuisregister. Door onze ruime ervaring in het integraal opzetten van ruimteboeken, beschikken we over gestandaardiseerde inrichtingsvoorstellen en ruimteboek lay-outs. Om een gedegen ruimteboek op te kunnen stellen, zijn we van mening de input en afstemming met de volgende partijen van groot belang is: Bouw, ICT, (medische) Techniek, Inkoop, Financiën en Facilitair!
  • Communicatieplan; zoals eerder aangegeven brengt nieuw- en verbouw veel veranderingen met zich mee die van invloed zijn op diverse partijen. Doordat wij gedurende het traject planmatig alle betrokkenen (familie, mantelzorgers, externe partijen, medewerkers, bewoners, buurt, vrijwilligers, etc.) informeren, wordt er meer draagvlak gecreëerd. Wij noemen dit ook wel het reputatie- en imagomanagement vanuit de organisatie tijdens het transitieproces. Uit onze ervaring is gebleken dat dit een positief effect heeft op het verloop van het traject.

Wilt u hier eens verder met ons over praten? Laat het ons met onderstaande contactverzoek even weten.

info@ucility.nl
088-0023088

Donau 90-92
2491 BC Den Haag

Aanvragen afspraak

Vul dit korte formulier in voor het maken van een vrijblijvende afspraak.