Medewerkers hebben recht op een veilige werkplek en hoe pak je dit aan in het Coronatijdperk?
Een grote organisatie in hartje Den Haag wilde snel een passend antwoord. Ucility heeft deze vraag in zeer korte tijd en naar tevredenheid beantwoord. Een voorbeeld uit de praktijk! De vraag was: Hoeveel medewerkers van de organisatie(s) en bezoekers van publieksruimtes, kunnen we veilig laten terugkeren en hoe kunnen we dat realiseren?
Opdrachtgever
De opdrachtgever gaf aan zo weinig mogelijk gebruik te willen maken van interventies als plexiglas, verplaatsen van bureaus en andere ingrijpende en kostenverhogende oplossingen. Wanneer er alleen een capaciteitsberekening zou zijn gemaakt op basis van het aantal m², geeft dat een incompleet beeld. Veilig terugkeren heeft veel meer aspecten in zich. Kennis en inzicht is nodig in onder andere: de richtlijnen van het RIVM, groepsdynamica en gedrag, communicatie, logistiek, hygiëne en gebouwbeheer. Goed uitvragen van de wens/vraag van de opdrachtgever is ook hier de basis voor een werkbare, passende oplossing.
Invetarisatie
Een inventarisatie van alle bestaande werkplekken en de opstellingen van deze werkplekken gaf inzicht in de knelpunten en daarmee ook in de mogelijke oplossingen. In de publieksruimtes zijn alle tafels, stoelen en PC-plekken in beeld gebracht en, op basis van 1.50 meter vrije ruimte, is de beschikbaarheid aangepast. De looproutes en gebruik van voorzieningen als toiletten, koffiemachines en printers zijn ook in het advies opgenomen.
Maatwerk
Wanneer wordt uitgegaan van minimaal 1.50 meter vrije ruimte rondom een persoon, heeft elk kantoor/ruimte specifieke beperkingen én mogelijkheden. Hier bestaan geen universele oplossingen voor. De oplossing is maatwerk. De infrastructuur in (en om) het gebouw speelde een belangrijke rol bij het bepalen van de aantallen medewerkers en bezoekers die weer veilig van het gebouw gebruik konden gaan maken.
In dit gebouw bleek met name het gebruik van de liften de grens van de beschikbare capaciteit te bepalen. Daar waar voorheen -verdeeld over meerdere liften en mede gebruikt door externe bezoekers- 2 personen tegelijk van de lift gebruik maakten, kon nu én van een beperkt aantal liften gebruik gemaakt worden én door 1 persoon per keer. Dit was een capaciteitsvermindering van ongeveer 55%.
Capaciteit
Ook de beschikbare meters wachtruimte voor de liften zijn zeer beperkt. De liftcapaciteit kwam hierdoor nog verder onder druk. Een deel van de oplossing zit in het verplicht gebruik gaan maken van trappen. Dit werkt letterlijk maar tot op zekere hoogte én alleen voor die mensen die fysiek in staat zijn gebruik te maken van de trap. De liften die wel beschikbaar waren, zijn toegewezen aan een bepaalde verdiepingen. Hierdoor kan de benodigde lifttijd naar de verdiepingen optimaal worden benut. Het toewijzen van tijdsblokken van 30 minuten bij aanvang van de werkdag reguleert de toegang tot de liften en tot de wachtruimten voor de liften. Het flexibiliseren van begin -en eind werktijden was wel een voorwaarde in deze casus.
Logistieke oplossingen
Naast logistieke oplossingen zijn er ook andere aspecten meegenomen in het capaciteitsadvies. Met name daar waar er tegen bouwkundige grenzen wordt aangelopen zijn gedragsafspraken gemaakt. Alles volledig reguleren past niet bij de medewerkers en bezoekers van dit gebouw. Aansluiten bij de cultuur van de organisatie en de wijze waarop er wordt gewerkt, vergroot het succesvol implementeren en borgen van de maatregelen.
Als opdrachtnemer is het de kunst om ook daarin te verdiepen en hiermee het advies aan de opdrachtgever passender, uitvoerbaarder en sterker te maken. Uiteindelijk kan de opdrachtgever ruim 40% van de medewerkers en bezoekers veilig verwelkomen.