Projectmanagement – Gewoon lekker Agile

Projectmanagement – Gewoon lekker Agile

Door: Tim Koene – Ucility

Als ervaren projectmanager/adviseur van Ucility ondersteunt Tim Koene opdrachtgevers bij Huisvesting vraagstukken, projectmanagement bij complexe herhuisvesting en logistiek ondersteunende procesverbeteringen. Zo werkte hij de afgelopen jaren succesvol mee aan de verandering bij tal van opdrachtgevers in overheid, onderwijs, zorg en zakelijke dienstverlening.

“In dit artikel neem ik je vanuit mijn rol als projectmanager mee in mijn visie op projectmanagement in de facilitaire dienstverlening. Over het adopteren van de klantomgeving en die integreren in jouw flexibele projectmanagement werkwijze. Agile in zijn puurste vorm.”

Methoden

Lean Six Sigma, Lean, Waste, Prince2 en het wat nieuwere Agile en Scrum methodieken, begonnen begin jaren negentig ter verbetering van productieprocessen om via management, directie en bedrijfsvoering langzaam een weg te vinden in de werkwijze van Facility managers, projectmanagers en inkopers. Alleen maar ‘termen’ uit de industrie of ook van waarde voor onze dienstverlening?

In productieomgevingen zijn methodieken en principes als Lean en Six Sigma sinds jaar en dag ingebakken in de bedrijfsvoering, onder andere voor het mappen en borgen van een proces. Als een proces in kaart is kan er gekeken worden naar de inefficiëntie van dat proces. Is dit ook in kaart dan kan de zogeheten ‘waste’ uit het proces gehaald worden.

Een werkwijze die goed toe te passen is voor gestructureerde processen in productie, transport en logistiek. Maar wat als ‘de mens’ er als factor bij komt kijken? Oftewel: een variabele die je nooit helemaal in kan kaderen. Een handeling kun je vervangen door een robot, in een proces. Maar wat als je een menselijke beoordeling wil vervangen, een ‘beleving’, of een creatieve inbreng?

De Mens

Welkom in Facility Management, welkom bij ‘de mens’. Empathie, emotie, grilligheid en andere on-vangbare factoren die het verschuiven van een product of het vullen van een bierfles wezenlijk anders maken dan het bewegen van een mens; uw medewerker, uw klant, uw gebruiker van een dienst. Dit verschil heb ik aan den lijve mogen ondervinden. Vanuit de logistiek ben ik FM in ‘gerold’ en dan met name op het gebied van herhuisvesting en de grotere (vaak logistiek complex) verhuisprojecten; ook logistiek / ook ‘gewoon’ een proces. Maar toch anders !

Met de Lean gedachte richt ik het projectmanagement in en voer dit door in de logistieke planning, de voorbereidingen en de communicatie. Bij aanvang van een project wordt er een projectplan gemaakt om die vervolgens uit te rollen bij de opdrachtgever. Dit is een interessant proces. Planningen worden uitgesteld, werkzaamheden komen er bij en veel zaken komen pas voor het voetlicht als de trein al aan het rijden is.

“Hoe komt dit? Kon dit niet voorkomen worden? Het is toch ‘gewoon’ een proces? Richt dat proces dan in, breng het in kaart, dan kom je niet voor verrassingen te staan. Zou je denken.”

Flexibel

Ja ja, daar is-tie weer, de mens. En hoe gaan we daar nu mee om? Behendig omgaan met de behoeften en veranderingen is een kwaliteit die je als projectmanager moet hebben. Je komt immers in een organisatie waar ‘things on-going’ zijn, vaak opgestart en misschien al in de vergetelheid geraakt. Dus de peilstok erin voor de nullijn! Waar staan we, wat moeten we doen en wat willen we bereiken? Het startpunt is immers al bepaald en vastgelegd in een mooi projectplan en een tip-top planning in MS Projects staat in de Cloud.

Maar dan, ineens, changes ! Verandering van management, verandering van budget, interne bezwaren, een meteoor. Oftewel: verandering van de scope van het project. Vervelend of leuk, dat is maar net hoe je ermee omgaat. Hoe dan ook – verandering is een feit. Dus: pak je peilstok er maar weer bij en steek hem zo diep als je kan in de organisatie. Tot hoever reikt de olie? zit ‘ie net onder het streepje of is het puntje kurkdroog? Trappen we op de rem of kunnen we nog een stukkie?

Tijd om het plan aan te passen, en snel! Want de directie wacht, én verwacht. En wat doen we? Terug om de tafel en de plannen herzien en doorstoten in de operatie. Budgetaanpassingen, planningen van leveranciers, blijven communiceren en afstemmen, een hoop werk. Niet te langdradig, maar gewoon flexibel en lean.

“Puur, zonder opsmuk, zomaar uit het leven gegrepen als reactie op verandering. Oftewel mijn versie van Agile in FM!”

Doelgericht samenwerken

Een tendens die ik als projectmanager van groot tot klein in diverse sectoren heb meegemaakt. Mijn vader zei: regels zijn er om gebroken te worden. In dit licht: planningen zijn er om aangepast te worden, een flowschema is er om te veranderen; verander je de flowschema of verander je het proces?

Anyway; in ons werk als projectmanager kom je altijd voor veranderingen te staan. Hoe goed ook iets is voorbereid. Eigenlijk een paradox: je managed een project door onder andere risico’s van te voren in te schatten en diezelfde risico’s ontaarden in ‘onverwachte’ verandering en aanpassing van het project. ‘I told you so’ geldt hier niet in mijn optiek. Grilligheid is een eigenschap van ons mens, ons doen, ons laten, ons samenwerken. Laten we daar gewoon lekker Agile mee om gaan, dan kunnen we samen verder met de volgende verandering!

Wilt u meer weten over wat Ucility voor een succesvolle realisatie van uw project kan betekenen?

Laat het ons met onderstaande contactverzoek even weten. We gaan graag het gesprek met u aan.

info@ucility.nl
088-0023088

Donau 90-92
2491 BC Den Haag

Aanvragen afspraak

Vul dit korte formulier in voor het maken van een vrijblijvende afspraak.