In juli 2021 zijn bewoners van Catharina Thuis op Voorne, vanuit hun tijdelijk onderkomen weer terug verhuisd naar het prachtig verbouwde en voor hun vertrouwde Gasthuis in Brielle. Het merendeel van de bewoners is naar de somatische verpleeghuiszorg verhuisd en een klein aantal bewoners naar de psychogeriatrische verpleeghuiszorg in het Gasthuis.
Vanuit het bestuur van Catharina Thuis op Voorne (hierna Catharina) is aan Ucility gevraagd om deze verhuizing -met alle randvoorwaarden eromheen- te begeleiden. Hierbij was ook de wens om het projectmatig werken goed in de organisatie te verankeren.
Om de verhuizing in al zijn aspecten te kunnen faciliteren is er samen met de interne projectleider van Catharina een helder en duidelijk projectplan opgesteld. Hierin staat onder andere beschreven wat het doel, resultaat en de scope (dat wat er wel en niet wordt gedaan binnen het project) is.
De projectstructuur is beschreven evenals de benodigde werkgroepen, competenties van de werkgroep-leden en de (SMART geformuleerde) werkgroep opdracht. Vanuit de grote lijnen planning in het projectplan zijn ook de tussentijdse resultaten per werkgroep beschreven. Dit gaf houvast voor de overlegstructuur en de agenda van de werkgroepen. Ook de onderlinge afhankelijkheden stonden duidelijk in de werkgroep opdracht beschreven. Want als niet duidelijk is welke bewoner naar welk appartement verhuisd, is ook de van–>naar lijst en een inventarisatie van de benodigde zorghulpmiddelen per appartement niet goed mogelijk.
In het project waren 5 werkgroepen actief:
- Werkgroep Plaatsing, waarin o.a. de criteria zijn opgesteld voor toewijzing van de appartementen. Toetsingscriteria waren onder andere; zorgzwaarte, benodigde zorg hulpmiddelen, voorkeur van de bewoner en natuurlijk de zorg indicatie.
- Werkgroep Gebruiksklaar, waarin alle facilitaire en ondersteunende diensten, materialen, meubilair en andere benodigde voorzieningen werden geïnventariseerd. Opslagruimtes werden ingedeeld en toegewezen, contracten voor dienstverlening aangepast, afgestoten of juist afgesloten, en de benodigde bestellingen voor materiaal en meubilair uitgezet en de leveringen gecoördineerd.
- Werkgroep Verhuizen, waar alle activiteiten rondom de verhuizing in kaart zijn gebracht, planningen gemaakt, onder andere verhuis en stickerinnsructie opgesteld en de daadwerkelijke uitvoering begeleid en gemanaged.
- Werkgroep Communicatie, hier werd alle communicatie naar de bewoners en hun familie/contactpersonen en andere betrokkenen opgesteld, afgestemd en conform planning gedeeld. Hiervoor is -naast herkenbare en volgens vast format opgestelde- informatiebrieven, ook de mini-krant met verhuisinformatie ingezet. Het gebruik van een vast beeldmerk “verhuizen” voor de verhuiscommunicatie maakte alle informatie in één oogopslag goed herkenbaar.
- Werkgroep Personeel, waarin onder andere de werving en selectie voor nieuwe medewerkers werd uitgewerkt en uitgevoerd. De diverse zorg gerelateerde werkprocessen en procedures werden opgesteld om zo de zorgverlening op het moment van ingebruikname optimaal te kunnen verlenen.
De werkgroep voorzitters hadden wekelijks overleg met elkaar (en vaker als nodig) om met elkaar af te stemmen hoe de voorbereiding op alle vlakken verliep. Het projectplan en de planningen waren de leidraad én de meetlat waarlangs alle ideeën, voorstellen en (voorgenomen) besluiten werden gelegd, alvorens volgende stappen te zetten.
Een duidelijk projectplan is de basis voor succes. Mede hierdoor was het ook mogelijk de verhuizing twee maanden eerder uit te voeren dan in 1e instantie was gepland. De verbouwing liep voor op schema en de wens vanuit het Bestuur om eerder te verhuizen was logisch. Doordat vanuit het projectplan de planningen en de gewenste resultaten inzichtelijk waren, konden snel de consequenties van deze verschuiving in beeld worden gebracht. Hierdoor werd de besluitvorming door het bestuur en het management, over de te ondernemen acties, vlot genomen.
Alle medewerkers in de organisatie en met name die in de werkgroepen hebben een “tandje bijgeschakeld’ en hard gewerkt om de verhuizing eerder én naar volle tevredenheid van bewoners en betrokkenen te realiseren.
Kortom de kracht van een succesvol project zit voor een groot deel in het neerzetten van een duidelijke structuur en een doortimmerd plan. Bij Ucility weten we dat als geen ander!
Wil je meer weten of zoek je ook een projectmanager die jouw vraagstuk tot een goed einde kan brengen, neem dan contact met ons op.
