Door: Marloes Deckers, jr. Projectmanager bij Ucility BV
2020 – 2021: Het zijn jaren geweest zoals we nog nooit hebben meegemaakt, met zowel persoonlijk als zakelijke uitdagingen! Nu de corona maatregelen zijn versoepeld richten Facilitair Managers hun aandacht op de terugkeer naar de fysieke kantooromgeving met de grote vraag “Hoe ziet die omgeving er eigenlijk uit?”
Waar sommige medewerkers thuis blijven werken, hebben velen de behoefte om weer naar kantoor terug te gaan, om collega’s te zien, om samen te werken en om toegang te hebben tot fysieke bedrijfsmiddelen. De vraag die veelal gesteld wordt is dan ook: Hoe gaan we dit ‘terug’ faciliteren? Is dit het einde van ‘open kantoorruimtes’? Of gaan we weer terug naar vaste werkplekken?
Dit artikel evalueert zoals Ucility kijkt naar deze kwesties én uitdagingen. Het onderzoekt en verkent diverse mogelijke oplossingen om voorbereid te zijn op de terugkeer van medewerkers naar hun werkplek.
Het nieuwe normaal
De beste manier om ons voor te bereiden op een nieuwe situatie, die we niet vooraf kunnen voorspellen, is ons voor te bereiden om veerkrachtig te zijn. Bij het bepalen hoe een kantoorruimte eruit moet zien en welke veranderingen overwogen kunnen worden is het van belang te achterhalen wat de behoeften een organisatie heeft. Om de behoeften van organisaties te meten kunnen enquêtes en vragenlijsten helpen om te bepalen wat medewerkers graag zien voordat zij terugkeren naar de fysieke kantooromgeving. Een trend die we nu al ervaren is het Hybride werken. Dit is een manier waarbij de werktijd wordt verdeeld tussen het fysieke kantoor van het bedrijf en het op afstand werken in een virtuele omgeving.
Als verantwoordelijke voor de vraag hoe de kantoorruimte moet worden ingericht, is flexibiliteit één van de voorwaarden. Veerkracht inbouwen in de voorgestelde plannen maakt het dat er niet één pasklare oplossing zal zijn, maar een keuze uit maatwerk.
Neem de rol aan als ‘veiligheidsprofessional’
De pandemie heeft de manier waarop mensen over hun gezondheid denken veranderd. Als wij verwachtte dat medewerkers terugkomen naar kantoor, verwachten medewerkers dat de werkgever bezorgd is over hun gezondheid. Het spreekt voor zich dat het stellen van preventiemaatregelen een voor de hand liggende keuze is. Dan zijn er ook nog technische en administratieve maatregelen en het inzetten van beschermingsmiddelen.
De technische maatregelen omvatten zaken als het vervangen van handgrepen door handvrije apparaten en het plaatsen van fysieke barrières zoals schermen alsmede gebruik te maken van HVAC-systemen (heating, ventilation en air conditioning), drie deelgebieden van comfort die de hoeveelheid verse buitenlucht verhogen in de gebouwen.
Administratieve maatregelen hebben betrekking op veranderingen in de manier waarop mensen werken zoals afstand houden, de frequentie van het schoonmaakonderhoud en de voorzieningen m.b.t. communicatie en informatie. En tot slot de persoonlijke beschermingsmiddelen die medewerkers kunnen dragen.
De veranderingen die in een (veilige) werkomgeving kunnen worden geïmplementeerd dragen bij dat medewerkers gezond blijven.
Flexibele werkplekken
Vele van ons zijn ervan overtuigd dat wanneer men terugkeert naar de fysieke werkplek, het hoogstwaarschijnlijk niet een terugkeer zal zijn van het voltallig kantoorpersoneel. De pandemie heeft medewerkers gedwongen om efficiënt op afstand te kunnen werken en sommige medewerkers zijn daar heel succesvol in geweest. Het is hierom waarschijnlijk dat een deel van het personeel dit zal blijven doen.
Het opstellen van een ‘Hybride schema’ kan hierbij helpen door het invoeren van een planningscyclus, waarbij bijvoorbeeld de helft van het personeel op maandag en woensdag op kantoor is en de andere helft op dinsdag en donderdag. De vrijdag is open voor degene die op verzoek kan boeken, naar gelang het maximale is bereikt. Hierdoor is een organisatie in staat om de helft van de medewerkers op kantoor onder te brengen met voldoende afstand en overvolle ruimten te voorkomen.
Een ander scenario is de regeling ‘Hot desking of hoteling office space’. Dit is een concept waarbij medewerkers geen vaste werkplek hebben, maar op de dagen dat ze op kantoor moeten zijn, een werkplek toegewezen krijgen of kunnen reserveren.
De verminderde capaciteit kan resulteren in meer vrije ruimte die ingezet kan worden om ruimtes te creëren waar kleine groepen of teams kunnen samenkomen of socialiseren.
Hybride vergaderen en faciliteiten
Uit onderzoek – van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat – blijkt dat het merendeel van de medewerkers de voorkeur geeft aan thuiswerken en aan vergaderingen fysiek of virtueel deelnemen. Om deze vergaderingen succesvol te laten verlopen, moet er goed worden nagedacht over de systemen en middelen die beschikbaar zijn. Een voorbeeld:
Je plant een vergadering, je kiest een vergaderzaal, je maakt een externe link aan via Teams of Zoom, en je stuurt die naar zes medewerkers. De helft kiest voor deelname op afstand, terwijl de andere helft fysiek aanwezig wil zijn. Zijn de vergaderlocaties hierop ingesteld? Is het bedrijf voorbereid dergelijke mogelijkheden te bieden?
Vele vergaderfaciliteiten en ruimten zijn hier nog niet op ingesteld! Om dit te voorkomen, zullen de vergaderzalen waarschijnlijk moeten worden aangepast voor zowel persoonlijke als virtuele deelname. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan een groter scherm of mogelijkheden om een scherm te laten draaien. De plaats van de camera en bijvoorbeeld het plaatsen van microfoons. Zo kunnen diverse mogelijkheden worden onderzocht voor het optimaal faciliteren van audiovisuele middelen bij vergaderingen.
Er zal niet één pasklare oplossing zijn voor de uitdaging om medewerkers terug te krijgen naar de fysieke kantoorruimte. Het is een uitdaging voor degene die verantwoordelijk zijn voor de fysieke werkplekken. Dit vergt onderzoek en door de ervaringen van medewerkers te delen kan de beste en optimale Hybride werkplek worden gecreëerd. Dit om de behoefte van de medewerkers tegemoet te komen zodat zij weer met plezier en met een veilig gevoel terugkeren naar kantoor.
Ucility denkt graag met u mee!
Plan hier een afspraak in met één van onze specialisten.